Réflexion

Vous avez conscience que quelque chose ne va pas, ou devrait être amélioré, mais vous ne savez pas forcément quoi, ni comment… Bref, vous êtes dans le flou. Pour sortir de cet état, questionnez sérieusement votre exercice actuel, ainsi que votre exercice idéal. Quelles sont réellement mes attentes ? Qu’est-ce que je veux précisément obtenir et surtout, demandez-vous “dans quel but ?”, insiste Jacques Braun, consultant spécialisé dans les cabinets libéraux et dentaires, et dirigeant d’Optimum ratio. Qu’est ce que cela m’apporterait ? Les réflexions doivent même aller plus loin, pour l’expert, qui prône une démarche de management par la qualité : quelles implications quant à la nature de mon activité, quant au choix de mon exercice, devrais-je me spécialiser ? Est-ce que le cadre actuel me permet cette optimisation, de bien valoriser mes actes, ou alors serait-il plus intéressant pour moi de me déconventionner ? Ce n’est qu’après avoir répondu à toutes ces interrogations existentielles que vous pourrez formaliser un objectif clair et précis, puis réfléchir aux moyens, tous complémentaires, pour le réaliser.

Planification

Ces moyens font partie des quatre piliers (technique, ressources humaines, relation patient, économique) du cabinet, selon Rémi Theodory, consultant en gestion et organisation des cabinets dentaires, fondateur de Stradent. Pour l’économique, “les enjeux sont assez simples, expose-t-il. Nos besoins financiers augmentant, il faut chercher une perpétuelle croissance. Bâtir une stratégie permettant d’atteindre cette croissance, mais aussi de réduire les coûts”. D’où l’importance du prévisionnel, selon l’expert, qui défend lui aussi une démarche par la qualité. « On ne peut plus gérer de manière artisanale. Nous devons d’abord planifier, puis faire, vérifier et agir pour améliorer. Dans le prévisionnel financier, il faut le nombre de jours de travail, mois par mois. En fonction de cela, le chiffre d’affaires que je dois faire pour faire face à mes dépenses. Le nombre d’heures de traitement pour réaliser ce chiffre. Et le nombre de bilans pour remplir ce nombre d’heures de traitement. Il faut aussi prévoir de grouper les actes pendant les heures de traitement”. Planifier, c’est aussi planifier les imprévus.

Deux solutions pour lui :

1) calculer les heures de traitement “comme si tout devait bien se passer et ajouter 10%”

2) prévoir, dès le premier rendez-vous de traitement, des “actes fusibles”, comme le détartrage. Ils peuvent sauter si l’acte difficile n’est pas terminé.

Délégation

En termes d’optimisation, il peut être très intéressant pour le praticien de déléguer, à un personnel compétent, les tâches dites «improductives». Ainsi, il peut se concentrer sur son cœur de métier, sur sa valeur ajoutée : les actes au fauteuil. Même si, évidemment, déléguer ne signifie pas délaisser. « Les assistantes améliorent la prise en charge du patient dès l’accueil, qu’il soit physique ou par téléphone, jusqu’au soin, via le travail à quatre mains », assure Jacques Braun. Toutefois, pour qu’elles puissent se concentrer sur leur mission première (essentiellement les questions de sécurité sanitaire du patient : gestion de l’hygiène, asepsie…), il est nécessaire que vous les libériez elles aussi des tâches improductives, telles le secrétariat. Le but d’une telle délégation ? « Avoir une équipe avec des expertises complémentaires, qu’elles soient médicale, assistanat, administrative », indique Jacques Braun. Cessez de penser « coût », car « l’équipe autour de vous va être productive et, de fait, elle va créer de la valeur ajoutée », poursuit-il. N’hésitez pas, non plus, à déléguer, ou plutôt référer, des cas à des praticiens ayant davantage d’expertise dans le domaine concerné.

Bien-être

Vous avez tout intérêt à veiller à votre propre bien-être et à celui de vos salariés. Parce que c’est un bien en soi. Et parce que miser dessus, c’est aller vers plus de performance, au sens large du terme. Car être épanoui au travail, c’est être en meilleure santé, plus engagé, plus efficace, plus fidèle… N’oubliez pas, rappelle le Dr Theodory, que « nous sommes l’outil qui permet de produire», alors prenez-en soin. Comment ? « Identifiez, déjà, les raisons d’un éventuel stress », avise-t-il. Lui répertorie « le manque de temps, mais en réalité, c’est plutôt un temps mal géré ; le manque de visibilité financière ; le relationnel ». S’il existe de nombreux leviers pour favoriser le bien-être (l’ergonomie, l’environnement, des valeurs partagées…), la maîtrise de son rythme de travail est primordiale. Car « à partir du moment où l’on court après le temps, la qualité est difficilement compatible», fait savoir Jacques Braun. Pour y remédier, pensez notamment à « compartimenter le temps, entre les patients, la gestion comptable, les RH, la formation, l’information, la réflexion stratégique, avise le Dr Theodory. Mais aussi à séparer le temps professionnel du temps privé. »

Motivation

Pour atteindre votre objectif, il faut que vous vous mobilisiez et que vous mobilisiez votre équipe autour de celui-ci. La clé : la motivation. Veillez-y dès l’embauche et tout au long de la carrière. « Vérifiez, tous les six mois, à l’occasion de l’entretien d’évaluation, les causes et les raisons de motivation de chaque membre du cabinet, avise le Dr Theodory. Et traitez, dès qu’il y a une baisse. » Il existe, pour cela, trois principaux leviers, rappelle Jacques Braun : « la rémunération, la formation, l’évolution. »

1. La formation : elle permet à chacun d’être plus efficace, tant sur le plan clinique que non-clinique et elle favorise le bien-être et la cohésion, ce qui participe à la performance.
2. La rémunération : elle ne sera jamais une fin en soi, mais, néanmoins, elle compte. Et concernant les assistantes dentaires, « ne serait-il pas cohérent, en regard d’un exercice qui se dit qualitatif, qu’elles soient rémunérées à la hauteur des ambitions de valeur ajoutée du cabinet ? », s’interroge Jacques Braun.
3. Les éventuelles perspectives d’évolution. On peut penser, notamment, aux réflexions actuelles sur un deuxième niveau d’assistanat.

Innovation

Investir dans la technologie a un coût certain. Mais le retour sur investissement peut-être très intéressant. Pour le Dr Theodory, c’est de toute façon, à l’heure actuelle, « une obligation ». D’autant que « le numérique est applicable en parodontologie, en implantologie et en esthétique, qui sont les trois principaux axes d’évolution de notre métier », explique-t-il. « La technologie oui, mais pour quoi faire ? nuance Jacques Braun. Dans quel projet est-elle intégrée au cabinet ? Il faut qu’il y ait une vraie cohérence. La technologie ne fait pas  » à la place de « , il faut une équipe capable de l’exploiter, de la promouvoir et de la vendre, dans une cohérence de soins au cabinet. Il ne faut pas que ce soit une machine isolée que l’on utilise de temps en temps, juste parce que l’on passe devant. » Pour lui, il faut se demander : « Est-ce que la technologie entre dans mon positionnement de cabinet  à valeur ajoutée ? Si oui, alors c’est utile. » Et puis, qui dit technologie, dit besoin de formation, et donc, nécessité de programmer. « Il faut programmer les formations sur les trois années à venir et donc avoir un prévisionnel d’activité qui permette de s’absenter, avertit Rémi Theodory. Il s’agit de déterminer la stratégie que je mets en place pour maintenir, voire améliorer, mon activité, tout en me formant. »

Adaptation

Le patient doit (toujours !) être au centre de vos préoccupations. Il est inconcevable de sacrifier sa relation humaine avec le patient sous prétexte qu’on ne gagne sa vie que lorsqu’on a ses mains dans sa bouche. Et chaque patient étant unique, il est important que vous vous adaptiez à lui, à sa psychologie, à ses peurs, à ses besoins, ses attentes. Vous devez faire preuve, dès le départ, d’empathie, d’écoute. Prenez la mesure de l’importance de l’accueil, de la communication. « Avec les nouveaux, il est important que vous consacriez le temps nécessaire pour expliquer votre manière de travailler, préconise le Dr Theodory. Ne vous précipitez pas. Écoutez la demande, expliquez votre manière de fonctionner, ajoute-t-il, détaillez les trois étapes de prise en charge, après le diagnostic.

1. Agir sur les causes du problème dans sa bouche,
2. traiter les conséquences pour le remettre à 100 % de sa santé bucco-dentaire,
3. le maintenir à 100 %, grâce à la prophylaxie. »

Pour que ces règles soient bien comprises, « choisissez vos mots selon le patient, en fonction de son degré de conscience clinique, poursuit-il. Cela ne veut néanmoins pas dire qu’un patient 100 % conscient acceptera 100% des traitements. » Pour faciliter l’acceptation des plans de traitements, et des devis, il vous faut encore une fois vous adapter, vous caler sur « le rythme, physique et financier, du patient », explique le Dr Rémi Theodory. Ce n’est qu’en respectant ces différents engagements que vous pourrez optimiser la gestion de votre cabinet.