Secrétariat dentaire : l'intelligence artificielle au secours d'une profession sous tension

Appels sans réponse, rendez-vous non honorés, surcharge de travail : les secrétaires dentaires traversent une période marquée par des tensions structurelles. Face à ces enjeux, l’intelligence artificielle émerge comme une solution d’accompagnement des équipes. Des entreprises comme Recept AI proposent désormais un secrétariat renforcé par l’IA, adapté aux spécificités du secteur dentaire.

Une carence de personnel qui déstabilise l’ensemble du secteur

Le secteur de la santé en France compte approximativement 100 000 secrétaires médicales. Un effectif nettement en dessous des besoins réels : chaque année, 15 000 postes restent vacants, témoignant d’un déséquilibre structurel profond. Dans les cabinets dentaires, cette carence en secrétaires engendre des répercussions directes et onéreuses.

« Dans une structure dentaire multi-praticiens, une secrétaire dentaire peut traiter jusqu’à 350 communications téléphoniques quotidiennes », précise Ariel Modaï, co-fondateur de Recept AI. « Le bilan est sans appel : un tiers des appels restent sans réponse, environ 2 heures par jour sont consacrées uniquement à la gestion téléphonique, auxquelles s’ajoutent 1h30 pour les confirmations de rendez-vous. »

Cette saturation provoque épuisement, approximations et rotation du personnel, instaurant un cercle vicieux pour les structures dentaires.

Des répercussions financières majeures pour les praticiens

La fatigue des équipes n’est pas seule en cause : la viabilité économique du cabinet est également menacée. Chaque appel sans réponse constitue potentiellement un patient en moins, et donc un manque à gagner direct. Les absences aux rendez-vous (no-shows) représentent approximativement 10% des consultations prévues, soit l’équivalent d’une année complète d’activité perdue sur 20 ans de pratique.

« Le secrétariat constitue un rouage essentiel de l’efficacité globale du cabinet », affirme Ariel Modaï. « Lorsqu’un secrétaire dentaire consacre la majorité de son temps au standard, il ne peut plus se dédier aux missions stratégiques : gestion financière, tiers payant, récupération de créances, optimisation du planning. »

On estime que les cabinets dentaires pourraient augmenter leurs revenus de 10 à 15 % en corrigeant ces problèmes. Ramené aux 40 000 chirurgiens-dentistes français et aux 10 milliards d’euros de chiffre d’affaires annuel du secteur, cela représente plusieurs centaines de millions d’euros.

Un mouvement de regroupement qui aggrave la situation

La profession dentaire connaît une mutation importante. Il y a une quinzaine d’années, la plupart des praticiens travaillaient seul. Désormais, l’exercice individuel ne concerne plus qu’un quart de l’activité. Les structures collectives et centres dentaires se développent rapidement, générant de nouveaux impératifs en matière de secrétariat.

« La consolidation du secteur fait exploser les problématiques de secrétariat », observe le co-fondateur de Recept AI. « On constate qu’au-delà de 4 fauteuils, la présence d’un secrétaire dentaire devient incontournable. Dans ces configurations, un poste représente un coût annuel compris entre 25 000 et 35 000 euros. Mais lorsque ce temps est monopolisé par des missions répétitives et consommatrices de temps, le retour sur investissement n’est pas au rendez-vous. »

Les exigences des patients en mutation

Les patients recherchent principalement la réactivité, la disponibilité et la fiabilité. D’après une étude de l’UNAASS, quasiment un Français sur deux a déjà abandonné des soins dentaires à cause d’un délai d’obtention de rendez-vous excessif.

« Un patient qui reçoit un signal « occupé » ou « recontactez-nous ultérieurement » est déjà mécontent », relève Ariel Modaï. « L’expérience patient débute avant l’arrivée physique du patient au cabinet. »

Les statistiques de Recept AI le confirment : 80 % des patients continuent leur démarche avec l’IA quand celle-ci les prend en charge sans délai, la performance l’emporte sur le mode de contact.

L’intelligence artificielle pour optimiser le secrétariat

Face à ces problématiques, Recept AI a élaboré une solution mixte. L’intelligence artificielle assume les missions répétitives — tri des communications, traitement des demandes basiques, propositions de créneaux, hiérarchisation des urgences — tandis que les secrétaires dentaires se recentrent sur leur mission première : l’attention, le soutien, la relation avec les patients.

« L’IA ne doit pas se substituer au contact humain, mais le renforcer », souligne le co-fondateur. « Notre vision, c’est qu’il faut abandonner le « tout humain » ou le « tout externalisé », qui ont tous deux démontré leurs faiblesses. »

Ariel Modaï a détecté cette opportunité en 2023, quand un ami dentiste, Simon Atlan, désormais Chief Medical Officer de Recept, lui faisait part de ses complications pour recruter une secrétaire dentaire dans un territoire en déficit. « Il avait testé le télésecrétariat externalisé, mais les résultats n’étaient pas concluants. C’est cette discussion qui a lancé le projet. »

Une solution hautement spécialisée pour le dentaire

Le domaine dentaire comporte des particularités marquées : diversité des logiciels professionnels, durée fluctuante des interventions (de l’urgence ponctuelle au protocole thérapeutique sur plusieurs mois), organisation hiérarchisée avec des fonctions bien établies (praticien, assistant, coordinatrice, secrétaire).

Recept AI s’est développé à partir d’une appréhension précise de ce secteur : terminologie médicale particulière, mécaniques de planning, besoins des patients, obligations RGPD, compatibilité avec les solutions dentaires (telles que LogosW, Julie Solutions ou Weclever).

« Il est indispensable de s’intégrer à l’écosystème pour délivrer des solutions réellement utiles », détaille Ariel Modaï. « Le secteur dentaire est organisé avec des fonctions clés bien identifiées : praticien, assistante, coordinatrice, secrétaire dentaire. Notre IA s’intègre dans cette structure sans la perturber. »

« Administrer un agenda dentaire, ce n’est pas comparable à la gestion de rendez-vous uniformisés », insiste le fondateur. La vraie difficulté du dentaire tient à la multiplicité des logiciels métier et à la temporalité des soins, qui s’étendent dans la durée. « Entre une prise en charge urgente, un détartrage et un protocole implantaire sur plusieurs mois, la gestion d’agenda devient un véritable puzzle. Disposer d’un outil qui intègre tous ces éléments et cette complexité, c’est ça qui change vraiment la donne. »

La spécialisation comme stratégie de développement

Confrontées à ces défis complexes, certaines sociétés choisissent de se concentrer uniquement sur le secteur dentaire plutôt que d’offrir des solutions polyvalentes. C’est précisément le cas de Recept AI, qui revendique une stratégie de marché de niche.

« Notre ambition, c’est de devenir le partenaire incontournable pour l’ensemble de la gestion téléphonique et administrative des structures dentaires », développe Ariel Modaï. « Nous voulons exceller dans notre domaine, plutôt que de diluer nos efforts. »

Cette stratégie d’hyper-spécialisation permet de concevoir un logiciel dentaire qui s’adapte aux besoins concrets du secteur, plutôt que d’imposer une solution standardisée. En se dédiant exclusivement aux cabinets dentaires, Recept AI veut s’adapter aux évolutions du dentaire, devancer les changements réglementaires, et créer des fonctionnalités que seule une maîtrise approfondie du métier rend possibles.