L’entretien annuel d’évaluation vit-il ses dernières heures ? Depuis plusieurs années, le petit monde des « RH » s’interroge sur la pertinence de ce grand rendez-vous. Ce dispositif ne serait plus le bon instrument pour mesurer la performance des salariés. D’Accenture à General Electric en passant par Microsoft, de plus en plus d’employeurs sont prêts à abandonner ce grand rituel. Mais, un cabinet dentaire n’est pas une start-up, encore moins une multinationale. Alors, même si cette rencontre s’apparente parfois à un exercice où, comme à l’école, le but est d’obtenir une bonne note, il conserve encore toute sa place aujourd’hui dans les entreprises.

D’ailleurs près de 80 % des directeurs des ressources humaines le considèrent comme un outil privilégié. Bien entendu, les échanges ne doivent pas se résumer à cette unique date. « Je ne voudrais pas que mes assistantes attendent le jour de leur entretien pour dire certaines choses. Sans une bonne communication tout au long de l’année, mes critiques et mes compliments ne seraient pas très constructifs. Ce rendez-vous ne doit pas être un moment pour débiter uniquement ses rancœurs ou faire part de ses doléances », entame le Dr Jérôme Hirsch à Puteaux.

Les cinq commandements de l’entretien d’évaluation

  • Officiel, vous rendrez cet entretien ;
  • Une trame à suivre vous préparerez ;
  • Sur l’existant et les faits vous vous baserez ;
  • Une...
  • discussion (pas un monologue) vous mènerez ;
  • De nouveaux objectifs vous fixerez.

Un exercice délicat

« J’aime commencer par des échanges libres pour briser la glace. Je jauge l’atmosphère et je tente de savoir si l’assistante est venue avec un panier bien rempli ! Puis je glisse progressivement dans une discussion plus formelle où je prends la main en multipliant les questions », explique le Dr Bernard installé dans la Vienne. Logiquement les sujets abordés doivent être en lien direct avec la mission et les activités de l’assistante. Sauf que contrairement à une réunion de briefing, le poids de la hiérarchie doit s’effacer pour libérer la parole. « Je considère que durant ces deux heures de discussion, je ne suis plus le chef. C’est extrêmement dur de le faire comprendre à mon personnel mais c’est pourtant le cas. Je bloque une matinée et j’écoute mes deux assistantes. Comme l’ambiance est déjà excellente nous n’avons pas de mal à rentrer dans le vif du sujet », poursuit le chirurgien-dentiste.

Dans le même esprit, le Dr Jérôme Hirsch pousse son personnel à exprimer leur opinion sans aucune retenue. Comme il considère que c’est l’ensemble de l’équipe qui ressortira gagnante d’un meilleur fonctionnement du cabinet, la parole devient un devoir. « Les assistantes savent qu’elles peuvent me parler de tous les dysfonctionnements et a fortiori des miens. Mais je leur indique aussi que ce serait une erreur de ne pas le faire car taire une anomalie serait préjudiciable pour tous. » Les échanges permettent donc à tous les acteurs de progresser et d’améliorer leur fonctionnement. Encore faut-il trouver le bon moment pour le faire…

Choisir le moment et les sujets

Pour que la communication soit optimale, le cadre de l’entretien d’évaluation doit être rassurant afin que le salarié se sente en confiance. Le dialogue étant plus simple, il aura alors plus de facilité à parler de son poste, des possibles améliorations de son emploi ou de ses perspectives d’évolution. Mais attention, il ne faudrait pas oublier vos propres objectifs qui peuvent être très différents : augmenter les performances du cabinet ou favoriser la communication entre les membres de l’équipe par exemple. « Je tente de déconnecter la question salariale de cet entretien. À mon sens, ce n’est pas le meilleur moment car ce sujet occupe toute la place et réduit l’éventail des thèmes abordés. Et puis, ce n’est pas une fin en soi, ce n’est pas la seule récompense ou l’unique moyen de féliciter son équipe. C’est un piège, il faudrait donc que chaque année, j’accorde une augmentation ou une prime. Or cette revalorisation n’est pas un acquis. »

Si l’entretien d’évaluation peut permettre d’identifier des axes d’amélioration, c’est également l’opportunité de motiver ses assistantes à poursuivre leur investissement dans le cabinet. Sauf que pour nombre de praticiens, cette « grand-messe » ne suffit pas. Une analyse partagée par le Dr Jérôme Hirsch. « Je provoque aussi des conversations informelles pour faire des points réguliers dans des climats plus propices. Je tente constamment de désamorcer les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop sévères. Je n’ai donc pas seulement un endroit et un moment défini pour ces entretiens. La vie d’un cabinet dentaire est trop rapide pour se contenter d’une longue conversation annuelle. »  


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« La volonté d’un traitement égalitaire ne doit pas faire oublier les spécificités de chaque salarié »
Pourquoi les entretiens d’évaluation peuvent-ils être une source d’anxiété ?

Les chirurgiens-dentistes sont des entrepreneurs qui ont dû apprendre à assumer ce rôle sur le tas, aucune compétence managériale n’étant enseignée dans les facultés d’odontologie. Il est donc normal que cet exercice soit redouté. Chez les chefs d’entreprise expérimentés, je constate aussi que ce rendez-vous est souvent perçu comme un événement anxiogène. Il est compréhensible que le fait d’être évalué puisse être source d’appréhension.

Le manager sait aussi que son employé peut ressortir de cet entretien soit plein d’énergie pour l’année à venir soit… totalement démotivé. Il peut donc redouter de générer ce deuxième sentiment. Je rencontre régulièrement des personnes qui font la confusion entre qui elles sont et ce qu’elles ont réalisé. Par conséquent, elles peuvent réagir très vivement à une remarque vis-à-vis de leur travail qu’elles pourraient prendre pour une critique personnelle.

Faut-il se préparer à cet exercice ?

Oui, c’est un impératif. Anticiper cette date est un moyen efficace pour vivre l’entretien sereinement et mettre toutes les chances de son côté pour clarifier les messages clés que l’on veut faire passer. C’est aussi une manière de montrer à ses assistantes que l’on a pris le temps de penser à ce rendez-vous et qu’il a un caractère particulier. S’il n’y a pas de durée minimale ou maximale pour cette rencontre, elle ne doit pour autant pas être cloisonnée entre deux chirurgies par exemple. Planifier cette évaluation doit conduire à s’interroger sur le fonctionnement au cours de toute l’année écoulée, pas seulement sur les événements qui ont rythmé les deux dernières semaines.

Quels conseils donnez-vous au manager pour s’y préparer ?


Il est bon d’avoir un moment d’introspection et de s’interroger. « Comment ai-je vécu cette année au cabinet ? » Il peut être utile de faire appel à un coach pour bénéficier d’un autre regard sur soi-même. Avec sa vision extérieure, cet expert peut poser les bonnes questions pour cibler les objectifs, mais aussi pour verbaliser les frustrations de manière constructive, d’un manager ou d’un salarié. Une des applications du coaching est d’aider à clarifier ce qui fait partie des « must-have » et ce qui est du « nice to have ». Ressortir du coaching avec des priorités claires permet de savoir ce qui est vraiment important à court et moyen terme.
En effet, toutes les batailles ne valent peut-être pas le coup d’être menées dans l’immédiat… Enfin, je pense qu’il est bon de savoir quelle est l’intention que l’on veut donner à cet entretien. Le danger est de se faire dépasser par les émotions au fil de la discussion et d’en perdre ses objectifs initiaux. L’autre piège est de manquer de courage managérial et de laisser son assistante sans réponse ou dans le flou car on n’aura pas su dire les choses.


15 questions à poser à votre personnel lors de l’entretien annuel d’évaluation

  • Dans quel contexte avez-vous évolué durant cette année ?
  • Comment avez-vous préparé cet entretien ?
  • Quelle a été votre principale réussite ?
  • Quelles sont les missions sur lesquelles vous êtes le moins à l’aise ?
  • Si vous aviez à vous fixer des objectifs personnellement, quels seraient-ils ?
  • Éprouvez-vous des difficultés d’ordre organisationnel ?
  • Quels sont les éléments perturbants de cette année ?
  • Quelles sont les tâches que vous exécutez avec facilité ?
  • Quelles sont les difficultés rencontrées ?
  • De manière globale, comment pourriez-vous vous améliorer dans votre travail ?
  • Quel est votre bilan de l’année ?
  • Comment estimez-vous votre degré d’implication dans le travail ?
  • Comment vous voyez-vous, professionnellement dans deux ans ou cinq ans ?
  • Quelle évolution souhaitez-vous ? À quel horizon ?
  • Y a-t-il d’autres points que vous souhaitez aborder ?
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