Audit social - Comment va votre cabinet ?

Nous sommes familiers (ou du moins nous en avons déjà entendu parler) de l’analyse de notre activité par les tableaux de bord (chiffre d’affaires, taux de transformation des devis, nombre de nouveaux patients, nombre d’heures passées au fauteuil…). L’étude de ces différents ratios donne le pouls d’une structure. L’audit social se penche quant à lui essentiellement sur l’humain ; employés, partenaires ou prestataires… Dans les entreprises « en général », cet outil de gestion des ressources humaines vise à vérifier la conformité des pratiques salariales, managériales, de l’entreprise avec l’ensemble de la réglementation en vigueur. En résumé, c’est un diagnostic de l’entreprise à un moment M.

L’analyse de ces informations permet de formuler des recommandations afin d’améliorer la qualité de la gestion des ressources humaines, d’améliorer le système, d’arriver à une organisation optimale par rapport à son fonctionnement. Pour réaliser un audit social, un consultant externe au cabinet recueille les informations relatives au climat social de l’entreprise. Ses questions portent sur la stratégie, la gestion, le management, l’organisation globale et de chaque service. Plus concrètement, cela se traduit par l’étude de la « politique salariale », du taux d’absentéisme, des conditions d’accès à la formation… par exemple. À noter qu’au-delà des salariés, l’audit social intéresse tous ceux qui contribuent à l’organisation de la structure.

L’audit social au cabinet

Pour un cabinet dentaire l’audit social va concerner les associés, les collaborateurs, les salariés y compris les intérimaires, mais aussi les sous-traitants (comme les orthésistes…) et tous les fournisseurs (cabinet comptable)… Entreprise de moins de 10 salariés, le cabinet d’orthodontie est soumis au droit du travail. Afin de pouvoir faire un audit social du cabinet, l’utilisation de référentiels demeure essentielle. En d’autres termes, où en sommes-nous par rapport à nos confrères en termes de turn over des assistantes, des arrêts-maladies, du nombre des fournisseurs, etc.

Pour faire un audit social du cabinet, voici une liste (non exhaustive) des axes sur lesquels portent les investigations : communication, organisation, gestion, management.

En communication « légale »

En tant que professionnel de la santé, on s’attend à retrouver dans notre cadre de travail des signalétiques concernant l’interdiction de fumer, la (ou les) issue de secours, un ou plusieurs extincteurs régulièrement révisés accompagnés des consignes de sécurité à tenir en cas d’incendie. Les communications destinées au personnel doivent également être affichées, car outre ces précédentes signalétiques, en tant qu’employeur, vous vous devez d’informer votre personnel :

• des coordonnées de l’inspecteur du travail (DDTE, nom, adresse, téléphone) ;
• des numéros de téléphone des secours d’urgence (Samu 15, police, pompiers 18) ;
• des coordonnées de la Médecine du travail dont vous dépendez ;
• des horaires de travail collectif (heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos) + en cas de travail par équipe, composition nominative (article L. 3171-1 – nouveau Code du travail (CT)) ;
• du planning de l’ordre et des dates de départ de chaque salarié en congés – au plus tard avant le 31 mars (art. D. 3141-5. :« La période des congés payés doit être portée à la connaissance des salariés au minimum deux mois avant son ouverture ») ;
• Un avis précisant à quel endroit la convention collective est tenue à la disposition de votre personnel au sein même du cabinet.

On peut également rajouter les textes de loi suivants :

• Textes égalité hommes – femmes : Textes des art. L. 1142 à L. 1144-2 du Code du travail sur l’égalité professionnelle entre hommes et femmes et liste des indicateurs des conditions d’emploi et de formation des hommes et des femmes contenus dans le rapport annuel soumis au comité d’entreprise, (CT, art. L. 2323-57 sur les lieux d’embauche et de travail) ;
• Textes du CT, art. L. 13221-2 et L. 3231-9 concernant l’égalité de rémunération entre les hommes et les femmes ;
• Lutte contre les discriminations : La loi nº 2008-496 du 27 mai 2008 portant sur la lutte contre les discriminations impose désormais à tout employeur d’afficher dans les lieux de travail ou à la porte des locaux où se fait l’embauche (articles 225-1 à 225-4 du Code pénal).

À propos de l’organisation

Quelle stratégie avez-vous mise en place dans votre cabinet ? Travail à quatre mains ? Embauche d’une assistante commerciale qui présente vos plans de traitement ? Sinon, qui propose les plans de traitement ? Comment optimisez-vous votre agenda ? Êtes-vous toujours débordé, obligé de travailler le samedi même tard le soir ? Avez-vous plus qu’un jour de repos dans la semaine ? Combien de semaines de vacances vous octroyez-vous par an ? Avez-vous mis en place des procédures ? Comment êtes-vous organisé au niveau administratif ? Est-ce votre assistante au fauteuil qui doit recevoir les patients, répondre au téléphone et gérer l’agenda ? En résumé : comment gérez-vous votre temps ?

Si vous ne travaillez pas seul, comment vous organisez-vous avec vos associés (vos collaborateurs) : avez-vous les mêmes horaires, le même rythme de travail, prenez-vous vos congés en décalé ? Vous « partagez »-vous les assistantes ? Avez-vous une (des) assistante(s) personnelle(s) au fauteuil et partagez-vous une secrétaire avec votre associé ?

Concernant les dossiers du personnel

Où en êtes-vous du classement des dossiers de votre personnel ? Tenez-vous un registre unique du personnel (livre des entrées et des sorties) ? Avez-vous conservé dans chaque dossier le C.V de vos assistantes, leurs diplômes ? Avez-vous pensé à conserver la partie de la DUE (validée par l’Urssaf) destinée à l’employeur ? Avez-vous vérifié la validité du titre pour les salariés étrangers ? Avez-vous la preuve que vos salariés ont bien été vaccinés ? Passent-ils régulièrement une visite médicale auprès de la Médecine du travail à laquelle vous êtes rattaché et en gardez-vous une trace ?

Quelles relations entretenez-vous avez vos fournisseurs ?

Pour vos fournisseurs de matériel rencontrez-vous des difficultés de livraison ? Les commandes sont-elles passées dans l’urgence ? Sont-ils fiables ? Anticipent-ils vos demandes ? Est-ce votre comptable qui possède les dossiers du personnel ?

Du côté de la gestion

Quelle politique salariale pratiquez-vous ? Connaissez-vous le salaire mensuel de vos assistantes ? Qu’en est-il des primes (prime de secrétariat par exemple) ? Au bout de combien d’années dans le cabinet augmentez-vous vos assistantes (prime d’ancienneté) ? Augmentez-vous vos salariés régulièrement et sur quels critères ? Selon quel pourcentage ? Procédez-vous à des entretiens annuels d’évaluation ? Ont-elles des objectifs ? Si oui, reçoivent-elles une prime sur leurs objectifs, sont-ils clairs nets et précis et bien compris ? Proposez-vous des primes exceptionnelles ? Quels avantages en nature proposez-vous à vos salariés (tickets resto ? prime de transport ?)

À noter : seules les primes de secrétariat et d’ancienneté sont encadrées par la Convention collective des cabinets dentaires.

Les contrats de travail : que proposez-vous à vos salariés ? CDD, CDI, Contrats de Professionnalisation ? Avez-vous recours à l’intérim ? Pour chacun de ces contrats savez-vous dans quel pourcentage ?

Avec vos fournisseurs : Quels termes de paiement avez-vous négociés avec eux ?

Avec votre cabinet comptable : Lui déléguez-vous tout ? Est-il fiable ? Sait-il vous informer quant aux choix des contrats de travail, des éventuels licenciements ? Gère-t-il les congés payés, les heures supplémentaires, les RTT, les bulletins de salaire, les primes d’ancienneté, les Déclarations uniques d’embauche, les déclarations Urssaf ? Envoie-t-il directement aux salariés les bulletins de salaire ? Sait-il vous renseigner efficacement sur les pratiques salariales, sur la gestion sociale des salariés, sur les questions juridiques ? Avez-vous recours à un avocat ? Utilisez-vous souvent ses services ? Dans quels domaines ?

En ce qui concerne le management

Quel « patron » êtes-vous ? Paternaliste, autoritaire, laxiste, camarade… ou tout simplement un référent ?

Formation professionnelle : conformément à l’article paru au Journal Officiel du 19 avril 1989, les chirurgiens-dentistes sont dans l’obligation de former leurs assistantes dentaires : vos salariés se voient-ils proposer un accès à la formation ? Savez-vous s’ils utilisent ou s’ils vont utiliser leur DIF (Droit individuel à la formation) ? Vous demandent-ils des CIF (Congés individuels de formation) ? Vos salariés se forment-ils régulièrement et sur quels axes ? La demande provient-elle des salariés ou proposez-vous l’accès à la formation ? Sur quels thèmes ?

Taux absentéisme (motivation/ambiance) Vos salariés sont-ils régulièrement absents, malades ? Quelles sont les raisons évoquées ? Font-ils en sorte de se débrouiller pour venir travailler quand même s’ils ont un enfant malade ?… Vos assistantes arrivent-elles chaque matin en faisant « la gueule » ? Semblent-elles démotivées ou au contraire sont-elles souriantes et viennent-elle travailler chaque matin avec plaisir ? Sont-elles à l’aise dans leur poste ? Quelle part d’autonomie leur laissez-vous ? S’ennuient-elles ? Ont-elles l’impression d’être inutiles ou au contraire indispensables ? Le poste est-il à la hauteur de leurs espérances ou des promesses à l’embauche ?

Recrutement : Avez-vous pensé à bien définir les missions qui seront confiées au nouveau salarié ? Écrivez-vous des profils de postes ? Quels sont vos critères de recrutement ? Comment recrutez-vous : feeling, recommandations, connaissances, intérim, annonces sur des sites spécialisés, directement à la source (écoles) ? Utilisez-vous les services de professionnels du recrutement ? Êtes-vous souvent déçu de vos choix ? Avez-vous trouvé les bonnes personnes ? Celles qui vous assistent réellement et non que vous assistez, celles qui donnent à vos patients l’image que vous voulez donner de votre cabinet ? Demandez-vous des références (appels des précédents employeurs) ? Avez-vous une copie du diplôme de vos assistantes (sinon comment pouvez-vous être sûr qu’elles ont réussi leur concours) ?

Embauche, intégration : comment se passe l’embauche d’un nouvel arrivant : qui lui fait son contrat de travail ? Comment est-il accueilli, comment se passe son intégration ? Pensez-vous à envoyer vos salariés à la visite médicale d’embauche pendant leur période d’essai ? Qui les forme ? Prenez-vous le temps de former vos nouvelles assistantes : combien de temps leur consacrez-vous ?

Nombre d’heures effectives par salarié : vos salariés ont-ils tendance à partir dès le dernier patient sorti du cabinet où prennent-ils le temps de vous saluer et de débriefer de la journée avec vous ? Vous-même, proposez-vous à vos salariés de débriefer de la journée avec eux ? Où en êtes-vous des heures sup ? Qui les comptabilise ? Êtes-vous réellement à 35 heures par semaine ? Vos salariés ont-ils droit à des RTT ? Qui en tient le compte ?

Durée moyenne du salarié dans l’entreprise Subissez-vous un fort taux de turn-over ? Vos assistantes ont-elles tendance à chercher rapidement un travail dans un autre cabinet ou savez-vous « les conserver » ? En quels termes vous séparez-vous généralement d’une assistante ? Sauriez-vous chiffrer le taux de démission ? Vous est-il arrivé à plusieurs reprises de devoir licencier votre assistante ?

Quelles sont vos relations avec vos assistantes : les considérez-vous comme des subalternes ou presque comme des complices ? Considérez-vous que vous travaillez en parfait binôme avec vos assistantes ? Qu’en est-il de la question du respect ? (Une question classique des recruteurs est « Qu’attendez-vous de votre hiérarchie ? » La réponse est toujours la même : « du respect ! »). Qu’est-ce que vous pouvez leur déléguer ? Est-ce quelqu’un qui vous connaît assez bien pour être au courant de vos ennuis personnels et savoir adapter son comportement en fonction de votre humeur et de votre fatigue ou avez-vous tendance à les considérer comme des subalternes ? Savez-vous doser la relation ? Et vos assistantes, que savez-vous d’elles ?

Le mot de la fin

Même au sein d’une petite structure, l’audit social est un outil intéressant pour aider à réfléchir sur l’organisation du travail. C’est un outil de gestion quotidienne des équipes, des prestataires, qui peut aider à mettre en place des pratiques plus efficaces et mieux adaptées. Car outre son excellente technicité clinique, un chirurgien-dentiste est un chef d’entreprise qui se doit, pour que son cabinet prospère, être également un bon employeur, mieux encore : un référent !

Mise en œuvre

Comment le mettre en œuvre avec l’aide d’un prestataire ?
L’expert-comptable est tout à fait à même de renseigner un praticien qui voudrait mettre en place un audit social de sa structure… de même que la DDTEFP, ou via Internet « cabinets d’audit ».

Directions départementales du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle
210, quai de Jemmapes, 75462 Paris Cedex 10 (métro Jaurès)
Tél. : 01 44 84 41 00
ddtefp.paris@travail.gouv.fr

DIF ?
Le Droit à la formation est un droit créé par la loi du 4 mai 2004, laquelle permet au salarié depuis le 7 mai 2005 de bénéficier de 20 heures annuelles de formation, cumulables sur 6 ans dans la limite de 120 heures pour un travail à temps plein, et calculée au prorata pour un travail à temps partiel, Le salarié se constitue chaque année un crédit d’heures, qui lui permet de suivre une action de formation, un bilan de compétence ou une VAE (Validation des acquis de l’expérience).