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Organiser les congés payés

Préférer le décompte en jours ouvrables

Tout salarié a droit à cinq semaines de congés payés. La formule mathématique qui permet de calculer le nombre de congés payés auquel le salarié a droit est différente selon qu’on prend en compte dans la semaine les jours ouvrés (les jours normalement travaillés dans l’entreprise même si l’ensemble du personnel ne travaille pas forcément tous ces jours-là) et les jours ouvrables (tous les jours de la semaine sauf le dimanche* et les jours fériés où l’entreprise ne travaille pas). Le décompte des jours acquis pour les congés payés correspond donc à :

25 jours ouvrés par an, soit 2,08 jours par mois, ;

ou 30 jours ouvrables par an, soit 2,5 jours par mois.

Pour plus de facilité, le décompte se fait le plus souvent en jours ouvrables et dans ce cas – question récurrente des employés -, le samedi est bien pris en compte dans le calcul. Par exemple, un salarié qui quitte le travail le vendredi soir 30 juin pour reprendre le lundi 10 juillet se voit décompter 6 jours de congés. Le premier jour décompté est le premier jour ouvrable pendant lequel il aurait dû travailler, soit lundi 1er juillet, le dernier jour est le dernier jour ouvrable de la période, soit le samedi 8 juillet.

Un congé principal de quatre semaines

Le nombre de congés payés est déterminé par le travail effectif pendant la période de référence, du 1er juin de l’année précédente au 31 mai au cours de laquelle les congés doivent être pris. Il faut préciser que certaines absences (maternité, paternité, formation, maladie) sont assimilées à du travail effectif. Depuis la loi travail de 2016, les salariés nouvellement arrivés dans une autre entreprise ne sont plus obligés d’effectuer une période de référence complète pour bénéficier de congés payés et peuvent prendre les congés acquis.

L’employeur est tenu d’accorder à chaque salarié ayant une période de référence complète un congé principal de quatre semaines (24 jours ouvrables) au cours de la période de congé, fixée du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Pendant cette période, le salarié doit prendre obligatoirement 12 jours ouvrables en continu mais peut fractionner ou non les 12 jours restants. Il peut prendre ces 12 jours restants en dehors de la période (en principe avant le 31 décembre de l’année en cours ou au-delà si accord de l’employeur) et, dans ce cas, se voir attribuer 1 ou 2 jours de congés supplémentaires :

1 jour ouvrable s’il prend entre 3 et 5 jours en dehors de la période dite de congé ;

2 jours ouvrables s’il prend 6 jours minimum de congés en dehors de la période dite de congé.

Seule la période estivale est une période de congé obligatoire. La cinquième semaine doit être prise de façon distincte, à n’importe quelle période de l’année et peut être fractionnée. Toutefois, les jours de congés qui n’ont pas été soldés au terme de la période de référence sont perdus.Ainsi, les congés payés acquis pendant la période de référence du 1er juin 2022 au 31 mai 2023 devront être pris au plus tard le 31 mai 2024.

Un calendrier fixé par l’employeur

Le praticien peut décider de fermer son cabinet pendant la période du congé principal ou à tout autre moment de l’année et donc imposer les dates de congés payés à ses salariés. Il a alors l’obligation de communiquer l’ordre des départs un mois avant, par voie d’affichage, en tenant compte de certains critères (ancienneté, situation de famille…). En pratique, lorsque l’organisation le permet, il est tenu compte du choix des salariés. Pour éviter les litiges, il est recommandé de proposer un formulaire aux salariés afin qu’ils émettent leurs vœux, l’employeur pouvant les accepter ou non. L’idéal est bien sûr d’anticiper les demandes, de réunir l’équipe pour expliquer la réglementation et les contraintes de l’entreprise. Cela permettra à toute l’équipe d’adhérer aux règles établies dans le cabinet.

Les absences assimilées à du travail effectif pour le calcul des congés payés

  • Les absences provoquées par la fréquentation des cours professionnels
  • Les périodes de congés payés de l’année précédente
  • Les congés de maternité, paternité et d’adoption
  • Les arrêts de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle
  • Les périodes militaires et les journées d’appel de préparation à la défense
  • Les jours fériés : jour de l’An, lundi de Pâques, 1er mai, 8 mai, Ascension, lundi de Pentecôte, 14 juillet, 15 août, Toussaint, 11 novembre, Noël
  • Les journées chômées pour des réunions syndicales ou de commissions prévues par la convention collective
  • Les congés de formation de cadres ou d’animation pour les jeunes
  • Les congés pour événements familiaux (décès d’un proche, mariage, maladie d’un enfant…)
  • Les congés de formation professionnelle continue
  • Les congés pour jurys d’examens ou de VAE qui concernent la branche des cabinets dentaires
  • Les périodes de congés pour effectuer des stages de formation professionnelle ou de promotion sociale, y compris le Cif et le congé examen, ainsi que pour effectuer le bilan de compétences
  • Les absences maladie dans la limite de 30 jours par année civile
  • Les congés de formation économique, sociale et syndicale
  • Les jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail
  • Les repos compensateurs au titre d’heures supplémentaires
  • Les absences pour se rendre aux examens médicaux obligatoires
  • Le congé jeune travailleur (congé de formation pour les moins de 25 ans)
  • Le congé de formation des conseillers prud’homaux, ainsi que le temps consacré à l’exercice de leurs fonctions
  • L’autorisation d’absence pour les candidats à une fonction parlementaire ou d’élu territorial
  • Le congé de formation des administrateurs de mutuelle
  • Le temps de mission et de formation des sapeurs-pompiers volontaires
  • Le temps de mission du conseiller du salarié lors de l’entretien préalable au licenciement
  • Le temps de mission du salarié exerçant une fonction d’assistance ou de représentation devant le conseil de prud’hommes