Pour être efficace et à l’abri des dysfonctionnements et du piratage des données, il est indispensable de réfléchir à l’informatique au cabinet, à ses besoins, de se faire assister et conseiller.

Le logiciel métier devient la règle

Si quelques réfractaires utilisent encore l’agenda papier pour la prise de rendez-vous et les fiches bristol pour constituer les dossiers patients, vous êtes désormais la majorité à avoir adopté le logiciel métier. On parle même de progiciel, car il s’agit d’une application qui vous permet d’effectuer l’ensemble des tâches spécifiques à votre métier. Des fonctions basiques sont donc la gestion des rendez-vous, le suivi des dossiers patients, l’intégration de l’imagerie (photo, radio, scanner), ou encore la télétransmission des feuilles de soins. Si vous n’avez pas encore franchi le pas, n’hésitez pas à comparer les...

produits, les tester et à faire venir les commerciaux pour des présentations.

Prenez le temps de découvrir les différentes fonctionnalités : devis, prescription automatisée des actes et des médicaments, rédaction des courriers, gestion des stocks et traçabilité, aide à la gestion du cabinet… Bien sûr, vous choisirez un logiciel agréé SESAM-Vitale, ce qui est indispensable pour la télétransmission des factures électroniques.

Ne pas lésiner sur la formation

Le logiciel métier est une formidable machine à tout faire. Ses fonctions sont tellement multiples que vous n’en utilisez qu’une infime partie. Alors, si vous voulez un retour sur investissement, prenez le temps de vous former vous et votre équipe. Ce serait dommage de rouler en Ferrari et de ne pas savoir passer les vitesses !

Les sociétés qui vendent les logiciels métier proposent généralement des services associés à l’achat : formation initiale, assistance téléphonique en cas de problème, suivi du logiciel (sauvegarde, mises à jour). Du temps est nécessaire pour que votre équipe apprivoise le logiciel et découvre ses potentialités. Au long cours, n’hésitez pas à demander des formations sur-mesure au cabinet ou par téléphone.

Investir dans le matériel informatique

Pour faire marcher votre logiciel, le « software », vous avez besoin de matériel physique, le « hardware » qui désigne l’ordinateur avec ses composants électroniques et ses connecteurs, les câbles, et les périphériques (écran, clavier, souris, imprimante/scanner/copieur…). Le nombre de postes dépendra du nombre de personnes à travailler dans le cabinet (dentistes, assistantes, secrétaires).

Votre équipement pourra être relié à des appareils de radiographie, envoyant directement des clichés dans les dossiers des patients. À moins que vous soyez un geek, il vous sera recommandé, là encore, de prendre conseil auprès de sociétés spécialisées pour choisir du matériel performant et adapté à votre activité professionnelle.

Prévoyez une mémoire vive suffisante et un processeur adéquat pour utiliser simultanément plusieurs programmes et stocker les données sans ralentissement notoire. De même, il ne faudra pas attendre des dysfonctionnements pour renouveler un parc vieillissant qui peut vous exposer à un « crash » et la perte de vos données. Prévoyez une maintenance régulière de votre matériel et veillez à disposer d’une assistance en continu pour vous dépanner à tout moment et éviter des journées de travail au ralenti et le chômage technique de votre secrétaire.

Protéger les données de santé

Autre précaution à prendre : la sécurisation des données que vous stockez ! Comme toutes les entreprises, vous n’êtes pas à l’abri d’actes malveillants, de virus informatiques ou tout simplement de mauvaises manipulations. Les sauvegardes régulières sur des disques durs ou serveurs – a minima une fois par semaine – sont impératives, l’une à conserver au sein du cabinet et l’autre à l’extérieur en lieu sûr. Il est aussi possible de protéger ses données grâce à un enregistrement automatique et en temps réel dans des « data centers » agréés « Données de santé ».

Par ailleurs, une attention doit être portée au choix des mots de passe jugés souvent trop faillibles. Les recommandations du type « une lettre majuscule, un chiffre et un caractère spécial » ne sont plus d’actualité. On conseille l’utilisation des phrases de passe, c’est-à-dire une succession de 5 à 7 mots, au moins cinq, en évitant les suites logiques ou les citations. Enfin, la sécurité informatique passe aussi par la protection du cabinet : prévoir un accès sécurisé à vos locaux, l’installation d’alarmes, placer ses équipements amovibles (disques durs, tablettes, clé USB) dans un coffre ou une armoire qui ferme à clé.


490 euros d’incitation à l’informatisation

La dernière convention signée en juin 2018 prévoit un forfait annuel de 490 euros pour les professionnels qui s’engagent dans des investissements pour moderniser et informatiser leur cabinet d’orthodontie. Les critères d’attribution sont les suivants :

  • être équipé d’un logiciel métier compatible DMP pour faciliter le suivi des patients et leur prise en charge coordonnée. Et compatible avec le recours aux téléser vices tels que la prescription d’arrêt de travail en ligne (AAT) ;
  • être doté d’une version du cahier des charges SESAM-Vitale intégrant les derniers avenants publiés sur le site du GIE SESAM-Vitale au 31/12 de l’année N-1 par rapport à l’année de référence pour le calcul de la rémunération ;
  • atteindre un taux de télétransmission supérieur ou égal à 70 % ;
  • disposer d’une adresse de messagerie sécurisée de santé ;
  • afficher les horaires d’ouverture du cabinet dans l’annuaire santé, sous réserve de sa faisabilité technique.

Le forfait entrera en vigueur en 2020 au titre de l’année 2019.


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