1. Prenez conscience du problème

Pour moins procrastiner, il faut déjà « prendre conscience du problème que représente ce comportement et des ressentis qui lui sont associés», explique Monique Richter, coach, formatrice, consultante comportementale et autrice du livre Aujourd’hui (et non demain), j’arrête de procrastiner! (First éditions). Il faut que vous réalisiez que cette attitude, qui consiste à reporter toute tâche rebutante, a un nom : la procrastination. Et que lorsqu’elle devient chronique, un cercle vicieux s’enclenche : plus vous reportez la tâche, plus elle sera un boulet, plus il vous sera difficile de vous en acquitter, plus vous culpabiliserez, moins vous serez performant, crédible… Comment prendre conscience que vous faillez à vos obligations? Par vous-même via « la vie, les échecs, les résultats… » ou grâce aux autres « un conjoint, un ami, un collègue» explique Patrice Ras, expert en développement personnel et professionnel, auteur de « Aujourd’hui, j’arrête de tout remettre à demain » (Ed. Jouvence).

2. Décidez de le prendre à bras-le-corps 

Bonne nouvelle : la procrastination n’est pas une fatalité. « Ce n’est qu’un comportement qu’on a créé, et qu’on peut changer », rassure Monique R. Ce ne serait qu’affaire de volonté. Il s’agit d’abord de « prendre une décision pour vous attaquer vraiment au problème. Car sans décision, il n’y a aucune action », affirme Patrice R. C’est à vous de décréter que c’est « dans votre intérêt de régler cela au plus vite ou en tout cas de diminuer l’impact de cette tendance négative dans votre vie », développe-t-il. Cela suppose donc que vous ayez évalué votre avantage à ne pas ou plus reporter. Cela nécessite que vous soyez convaincu que, sur le long terme, différer vous « coûte» davantage. « L’individu ne change que lorsqu’il a souffert et qu’il a compris que l’origine de sa souffrance est son comportement », résume l’expert. Une fois que vous aurez pris cette décision, les solutions, elles, viendront presque naturellement.

3. Fixez-vous des objectifs

Ces deux étapes passées, fixez-vous un/des objectif(s) ou fixez-le(s) à votre collaborateur procrastinateur (en concertation avec lui, bien sûr). L’objectif doit être atteignable. Il est conseillé pour cela de le morceler, c’est plus encourageant. « Décomposez l’objectif global en mini-pas. Le procrastinateur pourra ainsi rentrer dans une boucle vertueuse », qui renforcera son estime de soi, conseille Monique Richter.

Pour moins procrastiner, il faut aussi que l’objectif soit délimité dans le temps, qu’il y ait une échéance. « L’objectif, ce n’est pas «peut-être qu’un jour, je serai», mais « à tel moment, je veux l’avoir fait », explique la coach. Il peut enfin être intéressant de confier vos objectifs à un tiers, car vous aurez encore plus à cœur d’honorer vos engagements. Il faut néanmoins que ce témoin « soit une personne de confiance, pas dans le jugement, parce que la procrastination est déjà un comportement très culpabilisant », prévient-elle.

4. Priorisez-les

Ayez bien à l’esprit que vous ne pouvez pas être sur tous les fronts en même temps. Traitez donc les objectifs selon un ordre de priorité. « Il existe un outil extrêmement puissant pour cela : la grille Eisenhower, conseille Monique Richter. Il classe les objectifs en quatre niveaux différents : l’urgent et important, l’urgent mais moins important, l’important mais moins urgent, le pas important et pas urgent », développe- t-elle.

Quand on fait son planning d’une journée, il faut que 40 % du temps soit occupé sur l’urgent et l’important, 30 % sur l’important mais pas urgent, 20 % sur l’urgent pas important, 10 % pour le reste. Cela permettra vraiment d’organiser votre temps, cette ressource précieuse mais limitée. C’est aussi le bon moment pour voir s’il ne serait pas intéressant de déléguer certaines tâches pour vous recentrer sur d’autres.

5. Lancez-vous !

Sur le papier, vous avez défini des objectifs, les avez morcelés, priorisés… C’est bien, mais pour ne pas qu’ils restent lettres mortes, place à l’action. Or le plus dur, c’est justement de commencer. D’autant qu’il n’existe pas de consignes qui marchent pour tout le monde. Ici, « on entre davantage dans la personnalité de chacun », indique Monique Richter. Ce qui marche pour vous ne marchera pas forcément pour un autre.

Par exemple, selon que vous êtes du matin ou du soir, l’approche peut différer. Si vous êtes plutôt du matin, il peut être intéressant pour vous de commencer par ce qui est le plus difficile. Les personnes qui sont plutôt de l’après-midi, elles, ont peut-être intérêt à avoir un « temps de chauffe » le matin et donc commencer par des tâches simples. Une chose est sûre : souvent, le seul fait de démarrer a un impact très positif : cela donne envie de continuer. « Les Grecs ont un proverbe que j’aime beaucoup, s’enthousiasme Patrice Ras : «Sur le chemin du changement, faire le premier pas, c’est la moitié du voyage» ».

6. Créez une habitude de moins procrastiner

Pour ne pas que la dynamique nouvellement enclenchée s’essouffle, que ces nouveaux comportements finissent rapidement aux oubliettes, il est nécessaire de les répéter. « Il s’agit de recommencer le lendemain, le surlendemain », avertit Monique Richter. « Quand on a fait un premier pas, le deuxième est plus facile, le troisième encore plus. Petit à petit, cela devient une  habitude », explique Patrice Ras, pour qui « il ne faut pas y aller trop vite, au risque de se démotiver ».

C’est en vous y attelant pas à pas que vous pourrez inverser la tendance et reprendre la main sur votre travail. Pour créer une habitude de moins procrastiner, pensez aussi à célébrer les progrès, s’accordent à dire les deux experts. Chaque micro-objectif atteint est l’occasion de (se) féliciter, de (se) récompenser, car ce sont d’importants leviers de motivation. Évidemment, la récompense doit « être proportionnelle au degré d’effort », ajoute Patrice Ras. De petites victoires en petites victoires, vous finirez par vaincre votre tendance à toujours tout reporter.

7. Cédez (parfois) à la tentation

Si la procrastination peut être très nocive, faut-il pour autant totalement l’éradiquer ? Non, selon Monique Richter, pour qui il existe aussi une « procrastination utile ». Pour la coach, « parfois, il est intéressant d’attendre. Cela peut aider à l’inspiration, à la créativité, qui permet de trouver une solution à un problème ». Selon elle, nous aurions parfois intérêt à ne pas nous précipiter, à laisser les choses mûrir, pour ne pas prendre de « mauvaises décisions » sous le coup de l’émotion.

Patrice Ras, qui voit en la procrastination une « maladie de l’action » et non une « maladie de la décision », ne partage pas l’argument. En revanche, tous deux s’accordent sur un aspect positif de la procrastination : elle fait parfois office de « respiration ». Le procrastinateur économise son énergie sans que cela prête pour autant à conséquences… En cela, « la procrastination n’est pas forcément négative, concède Patrice Ras. Elle peut même être utile. Mais il ne faut pas le crier sur les toits, cela donnerait un prétexte pour encore plus procrastiner. » Et puis de toute façon, assure-t-il, « il est impossible de supprimer toute procrastination ! »