Plus l’entreprise est de taille importante, plus les réunions sont longues et nombreuses ; bonne nouvelle nos entreprises sont plutôt de petites tailles, mauvaise nouvelle, c’est la raison pour laquelle nous nous affranchissons trop facilement de cet outil de management pourtant essentiel qu’est la réunion. La réunion est pourtant nécessaire à la bonne marche du cabinet dentaire : elle permet de faire passer les messages forts, de motiver, de créer de la cohésion, de fédérer autour d’un projet, d’amener les membres de l’équipe à échanger sur un sujet ou se nourrir de l’expérience des autres. Elle évite les malentendus et approximations : elle améliore tout simplement la performance du cabinet ! Il convient pour cela d’organiser des réunions véritablement efficaces.

Un ordre du jour précis

Organiser une réunion efficace ne consiste pas seulement à rassembler l’équipe autour d’une table pendant une durée donnée ! Une réunion efficace doit répondre à un objectif précis et ne doit être planifiée que si elle est nécessaire. Lorsqu’elle vise simplement à informer, une réunion ne doit être prévue que si le manager estime que les informations risquent de provoquer des réactions au sein de son équipe et qu’il désire leur donner l’occasion de...

formuler leurs remarques ou objections et d’y répondre, sans délais. Si un praticien décide de renouveler son site Internet, de désormais changer les horaires d’ouverture, de tester un nouveau laboratoire de prothèse, de développer son activité en ouvrant un troisième fauteuil à un collaborateur… il peut organiser une réunion pour en informer l’équipe du cabinet.

Impliquer les participants

Définir clairement les objectifs d’une réunion permet d’établir l’ordre du jour qu’il est souhaitable de décliner de manière claire et concise, en précisant les sujets abordés (formations pour l’année, changement de protocoles, nouvelle embauche…). Il est possible d’afficher le document préalable à la réunion dans la salle de pause, sur le tableau d’affichage prévu à cet effet ou de l’envoyer par e-mail. On déplore souvent la passivité des participants qui arrivent, dans le meilleur des cas, avec un bloc-notes et attendent de recevoir les consignes du praticien. Alors que le secret d’une réunion réussie tient dans l’implication de ses participants… et dans leur préparation en amont. Tous les présents doivent avoir un réel intérêt à prendre part à la réunion, seule garantie contre les attentions « flottantes » de certains participants. Si une assistante clinique ne gère jamais l’accueil des nouveaux patients, la convoquer à une réunion sur les protocoles administratifs risque de l’ennuyer et donc de perturber l’ensemble de la réunion (idem inviter une assistante administrative à la prise en main d’un nouveau stérilisateur sera contreproductif).


Mettre en place un travail collectif au cabinet par Céline Sorange

Ensemble, en atelier, tous les participants du groupe avancent par agglomérations et transformations permanentes « en marchant ». Chacun est libre, légitime et invité à donner son avis… et valider les propositions avancées.

On entend par « travail collaboratif », le travail réalisé en commun par plusieurs personnes qui sont d’accord (plus ou moins parfois !) pour mutualiser à la fois leurs connaissances et leurs compétences et qui s’organisent et coordonnent leurs actions pour obtenir un résultat dont ils seront in fine collectivement responsables. Le travail collaboratif est la convocation de l’intelligence collective grâce à une mise en commun des connaissances et compétences pour en finalité obtenir la co-création d’un bien, d’un service, d’un avantage ou autre. Les outils nécessaires se ramènent souvent simplement… aux feutres et aux post-it !

En trois étapes, les projets mettant en œuvre l’intelligence collective demandent :

1/ de définir un objectif (par exemple en RH : l’attribution de primes annuelles)

2/ de donner un cadre : un lieu, une durée, des participants, un animateur/facilitateur

3/ d’adopter un comportement idoine : vouloir (et savoir) coopérer

Contrairement aux organisations plus traditionnelles où la hiérarchie reste au centre et au sommet, le principe fondamental du travail collaboratif est de placer tous les acteurs du groupe de travail d’égal à égal. « Il n’y a plus de hiérarchie dans un travail collectif mais de l’horizontalité au service exclusif du projet, précise Céline Sorange. Si les premières minutes peuvent être un peu hésitantes, le facilitateur RH donne un cadre et une méthodologie inspirée des outils de l’intelligence collective pour que puisse pleinement se libérer la créativité de tous. C’est la confiance et la bienveillance, le partage à la fois des informations et des connaissances qui feront émerger de nouvelles solutions. »

* Céline Sorange est coach, DRH externalisée et fondatrice de Tribu-RH / tribu-rh.fr


Venir parfaitement préparé

L’ennemi incontestable de la réunion efficace reste sans conteste l’improvisation. Le succès d’une réunion efficace tient à sa préparation : prévenir ses collaborateurs à l’avance de la tenue de la réunion, communiquer un ordre du jour précis ainsi que ce qui est attendu de leur part. Si l’on veut ajouter un nouveau prestataire en prothèses esthétiques, en informer l’assistante pour qu’elle puisse faire le tour des laboratoires de la région (ou au-delà) pour établir une short-list et présenter une comparaison constructive (réputation, numérique, délais, tarifs, etc.).


Pourquoi vient-on aux réunions à reculons ?


• Parce qu’on ne sait pas pourquoi on est là / solution : donner un ordre du jour… et le respecter !

• Parce qu’on ne sait pas ce que l’on doit faire après / solution : donner des objectifs clairement définis,

• Parce que l’on improvise / solution : être prévenu et se préparer (animateur comme participants)

• Parce que c’est toujours la même personne qui parle / solution : donner la parole et désigner parfois des animateurs qui ne sont pas le chirurgien-dentiste !


Réserver un lieu dédié aux réunions

Il est fréquent dans les cabinets d’échanger des informations entre deux portes ou entre deux patients dans la salle de soins. Le cadre où se déroule la réunion a pourtant une importance qu’il ne faut pas négliger. Si une réunion exceptionnelle venait à durer longtemps (comme un mini-séminaire), il convient naturellement de penser à aménager des pauses, au minimum toutes les 1 h 30 et d’en informer les participants pour éviter les interruptions. Lors d’une réunion, même si cela semble difficile et/ou artificiel, les barrières hiérarchiques doivent tomber, chacun devant pouvoir librement s’exprimer et proposer des idées, sans crainte (voir encadré, Le travail collectif : comment ça marche ?).


Gérer les collaborateurs récalcitrants

Un collaborateur qui manifeste des signes d’impatience ou d’ennui ne doit pas être ignoré ! Si l’ennui qu’éprouve l’assistante provient d’un sentiment de mise à l’écart et de non-implication à la discussion, le manager doit y remédier tout de suite en l’invitant à prendre la parole et en la sollicitant régulièrement au cours de la réunion. Une réunion efficace n’est pas un règlement de comptes. En cas de conflit direct, le dirigeant doit proposer de régler le problème hors du cadre de la réunion sauf si cela concerne directement l’objet de la réunion et donne l’occasion de crever l’abcès (et si également tout le monde est concerné !).


Et pour finir… « Qui fait quoi ? »

Il est important de savoir conclure une réunion et de donner des actions à mener, sous peine de voir les bonnes idées rester lettres mortes. Il convient de résumer, oralement dans un premier temps, les décisions arrêtées ainsi que les missions de chacun et, éventuellement, les points encore en discussion qui feront l’objet d’une prochaine réunion. Chacun devant quitter la réunion avec les idées plus claires qu’en y entrant !

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