Pour Pierre Gouirand, Docteur en philosophie et auteur de L’accueil – Théorie, histoire et pratique(Ed. L’Harmattan), « l’accueil n’est pas forcement poser l’acte d’intégration, on peut très bien accueillir quelqu’un chaleureusement selon les règles de la politesse ou des lois antiques sans vouloir pour cela l’intégrer au groupe ou à sa famille ». Or, bien l’intégrer, c’est s’assurer qu’il remplira ses tâches au mieux et c’est le fidéliser. Selon une étude de la direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (janvier 2015) 0,9% des CDI se terminent… le premier jour ! C’est dire si certains employeurs échouent dans cette mission d’intégration du nouveau salarié. Ce qui se joue dans les premiers temps est primordial : il faut beaucoup travailler la qualité du contact. « L’accueil est une chose délicate et difficile, chaque personne et chaque situation est particulière. L’important est de reconnaître la valeur de la personne que l’on reçoit et de se rendre disponible pour elle », pointe Pierre Gouirand.

Même si le manque de temps est un problème récurrent dans les cabinets dentaires, commencez par formaliser...

un « parcours d’intégration » commun à tous les recrutements, qui servira de conducteur à la première journée du nouveau salarié et à son onboarding. Cela peut passer par la remise d’un livret d’accueil (qui explique en quelques pages les dates et habitudes pour les réunions, formations, charte du cabinet, liste des numéros de chaque personne de l’équipe), un entretien de bienvenue (cela peut être autour d’un café), une formation aux process informatiques du cabinet (assuré par un employé déjà en place ou par le fournisseur), la visite complète du cabinet (même s’il a déjà été visité lors de l’entretien), etc. Au cabinet du Dr Guillaume Reys (Sélestat, Bas-Rhin), c’est à l’assistante dentaire déjà en poste, Charlotte Sivadier que ces missions ont été confiées. «A l’arrivée de Flora, en 2017, je lui ai lui présenté les spécificités du cabinet, le déroulement d’une journée type, la façon de remplir les fiches patients » explique-t-elle. « Comme c’était son premier poste, je lui ai bien détaillé à quoi servait chaque salle, les mesures d’hygiène et d’asepsie… Puis je l’ai présenté aux patients ». Le premier jour, il est déconseillé de fixer au nouvel arrivant d’autres objectifs que des objectifs d’apprentissage.


Pourquoi le « Onboarding » ?

Le Onboarding, c’est un événement le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur mais c’est avant tout un processus qui l’aide à trouver sa place dans son parcours d’intégration pour faire pleinement partie de l’entreprise. Un recruteur est amené à le mettre en place pour :

Ainsi, le onboarding est un moyen d’appréhender deux problématiques RH : réduire les coûts inhérents à des recrutements ratés et réduire le temps d’adaptation du nouvel arrivant au sein de la structure.


Le matin, lors de la prise de poste, tout doit être prêt, du contrat au poste de travail, car il est très déstabilisant d’arriver et de s’apercevoir que l’on n’a pas de place dans le vestiaire, pas de tenue, ou que personne n’a été prévenu. Pour une nouvelle venue au poste administratif, il est toujours plus agréable d’être accueillie avec du matériel neuf, prévu pour elle : un simple pack de fournitures de bureau basique suffit à se sentir à l’aise. De même, s’il existe des tenues particulières pour le cabinet, veillez à ne pas donner à une nouvelle arrivée la tenue d’un éventuel prédécesseur.

Se sentir attendu

Dès le premier jour de son embauche, la personne nouvellement recrutée doit « se sentir bien » dans son environnement de travail, dans le but qu’elle soit opérationnelle et efficace rapidement. Pour favoriser cet état, un conseil est de « reconnaître » la personne : s’intéresser à elle, lui poser des questions, connaître ses antécédents, savoir qui elle est et comment elle fonctionne. Le stress de bien faire, d’être à la hauteur l’occupera déjà bien assez sans avoir à se demander si elle a sa place au sein du cabinet. Il est important de faire comprendre à la fois physiquement et matériellement au nouvel employé qu’il est attendu. Après plusieurs postes où elle avait été « mal » accueillie – personne n’avait été prévenu de son arrivée, rien n’était prêt pour elle – Fiona A., assistante dentaire a choisi de rester dans le seul cabinet où, la veille de son arrivée, la praticienne lui avait envoyé un mail avec le plan d’accès et le code de la porte de l’immeuble accompagné d’un mot d’encouragements, montrant qu’elle était attendue. « L’intégration n’est que la partie immergée de l’iceberg. Celle que les collaborateurs retiendront. Ils se souviendront souvent de ce premier jour comme un coup de foudre. Vous le savez, il ne durera pas… sauf si vous continuez de le séduire et que vous lui affirmez (autant dans les gestes que dans la parole) qu’il fait partie intégrante de la structure dans laquelle il travaille », pointe Athanasios Koussoulos, auteur de Onboarding. Attirez, intégrez et fidélisez vos collaborateurs (Éd. Afnor, 2014). Il ne faut donc pas s’arrêter à l’accueil réservé au nouvel arrivant mais poursuivre dans la qualité de son accompagnement.

Au bout de quelques semaines…

Il est nécessaire de valider par la pratique (et pas uniquement par confirmation orale) que l’onboarding ou le processus d’intégration au poste et d’assimilation au groupe (ou au mini-groupe) est en bonne marche. Pourquoi ne pas en profiter pour demander un rapport d’étonnement : lors d’une prise de poste, la nouvelle personne qui arrive offre à la structure un regard nouveau, riche en enseignements. La questionner, c’est une occasion pour le cabinet de se voir avec un regard neuf. Dans le pack d’accueil, on peut remettre par exemple une feuille titrée « Ce qui m’a tout d’abord étonné(e) quand j’ai intégré le cabinet » avec une dizaine de points pour inviter à multiplier les remarques. En montrant intérêt et ouverture d’esprit, le chirurgien-dentiste donne alors l’autorisation à son salarié d’exprimer son point de vue.


À retenir

  • Annoncer l’arrivée de la personne et lui préparer un espace de travail personnel.
  • Lui dédier une personne qui veillera à lui fournir les informations dont elle aura besoin et prendra soin d’elle pendant les premières semaines.
  • Lui avoir préparé un parcours d’intégration, qui consiste à visiter les locaux et à présenter les interlocuteurs clés.
  • Se rendre disponible, non seulement lors de l’accueil mais aussi à des moments clés : fin de première journée et fin de première semaine.
  • Parler la même langue : chaque cabinet a des mécanismes, des protocoles, des abréviations qui lui sont propres, voire des termes spécifiques… L’intégration passe par la transmission des sigles et autres habitudes de langage au nouveau venu.
  • Accueillir tous les nouveaux membres de la même façon pour éviter les jalousies.
  • L’inviter à la fin de la première semaine à rendre compte de ce qu’il a appris, compris, apprécié, et envie pour la semaine suivante. Et lui fournir du feedback positif et lui suggérer des axes de progrès, pour orienter son attention sur les points clés que l’équipe connaît bien.
  • Être vrai : si les salariés ressentent un trop grand décalage entre l’environnement décrit lors de l’entretien d’embauche et la réalité du milieu dans lequel ils auront à travailler, les chirurgiens-dentistes se retrouveront face à un problème de turn over.

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