15 erreurs de management (facilement) évitables dont la lecture de cet article vous débarrassera

Les petites négligences auxquelles on ne prête pas attention peuvent, au quotidien, véritablement briser la cohésion du cabinet.

Par la rédaction, publié le 03 septembre 2015

15 erreurs de management (facilement) évitables dont la lecture de cet article vous débarrassera

Il existe en effet de ses erreurs de management que notre équipe a bien du mal à nous pardonner et qui sont pourtant assez facilement évitables… quand on nous les pointe du doigt ! Tour d’horizon des erreurs de management dont il convient de se débarrasser d’urgence.

1. Oublier de saluer son équipe en arrivant

Ça n’est pas grand-chose, on termine une conversation téléphonique en arrivant au cabinet et on file au vestiaire se changer téléphone à l’oreille et le « mal » est fait, on n’a pas salué l’assistante déjà en poste. Zapper ce simple rituel de savoir-vivre peut causer bien des dégâts. Nous savons que notre besoin de reconnaissance doit être satisfait, bonne nouvelle, il commence par un simple « bonjour ».

« Par stress de la journée à venir et parce que je ne suis pas très à l’aise dans les bla-bla improductifs, je ne prêtais pas attention à la façon dont j’arrivais le matin au cabinet. On travaille toute la journée ensemble, explique Jean-Marie, implanto dans le Var, je pensais qu’on était au-dessus des salamalecs que l’on passe la journée à servir aux patients ! Mais apparemment non : une assistante est partie, un bon élément, et la plus ancienne m’a dit que les choses n’en seraient pas arrivées là si j’avais été un peu plus attentionné ! Depuis je me comporte avec mon équipe comme avec mes patients… »

2. Trop parler

Le manager a un devoir de réserve sur les informations qu’il recueille. En tant que manager, il est important de savoir tenir sa langue, surtout dans des petites structures comme celle d’un cabinet. « Myriam, mon assistante, m’avait confié avoir des problèmes personnels avec son mari et avait voulu me mettre dans la confidence pour excuser son manque de concentration, se rappelle Benoît omnipraticien. Pensant arranger les choses, j’en ai parlé à la secrétaire administrative qui ne supportait plus ses négligences. Quelle erreur ! La secrétaire n’a pas su tenir sa langue et j’ai dû supporter la désapprobation silencieuse de Myriam pendant des mois… » Colporter des rumeurs ou créer des polémiques n’entre pas dans les attributions d’un manager.

3. Laisser les nouveaux se débrouiller seuls

Tout se joue pendant la période d’essai ! Et l’accueil du premier jour peut déterminer la longévité de la relation employeur/employé. Tout nouveau venu mal accueilli mettra d’autant plus de temps à être opérationnel et ralentira le travail du cabinet (quand il ne la démotivera pas totalement en la quittant !). Sur le sujet se reporter à l’accueil du nouveau salarié, Indépendentaire n°81.

4. Réagir avant de réfléchir

On ne le sait que trop bien, l’impulsion n’est jamais la meilleure des conseillères dans notre rapport aux autres. Sous le coup de la colère, il arrive trop souvent que les mots dépassent notre pensée et blessent durablement notre interlocuteur. En tant que manager, le poids de ce qui est dit a d’autant plus d’importance auprès de nos salariés. « Pour la troisième fois dans le mois, mon collaborateur m’a laissé gérer ses urgences, raconte Clément. Je me suis emporté en disant qu’il “ne servait à rien” ! Naturellement, il a quitté le cabinet sans attendre son reste. Avec le recul, je me dis que j’aurai dû lui en parler entre quatre yeux, sans être aussi brutal. J’aurais pu gagner le temps nécessaire pour recruter un nouveau candidat. »

Attention également aux excès d’enthousiasme (tout aussi préjudiciables !) : une promesse lancée dans le feu de l’action et qu’il faudra retirer ne manquera pas de décevoir. « J’avais fait un excellent, et un peu inexplicable, premier semestre… se rappelle Eve, omnipraticien à Nantes. Super-contente, j’ai lancé en réunion à mes assistantes

5. Ne pas recadrer

Un collaborateur qui arrive avec du retard plusieurs fois, une secrétaire qui a un comportement à la limite de la politesse avec un patient… En laissant pourrir la situation, le risque encouru est de perdre de l’autorité sur l’ensemble de l’équipe du cabinet par la faute d’un seul individu. Si les comportements limites ne sont pas recadrés, quel intérêt d’avoir un comportement professionnel vertueux ?

« Mon assistante était dans une situation personnelle très compliquée, en instance de divorce, relate Michèle, pédodontiste dans un cabinet de groupe dans l’Aveyron. Elle arrivait en retard, souvent pas maquillée, mal coiffée. Son laisser-aller était généralisé, mais c’était un bon élément, avant, et je savais qu’elle traversait une mauvaise passe. J’ai décidé de fermer les yeux le temps que l’orage passe pour ne pas l’accabler d’avantage. Mal m’en a pris, le reste de l’équipe s’est calqué sur cette désinvolture… Il a été bien compliqué de les remotiver tous et de me réimposer auprès d’eux. »

6. Arriver en retard

Attention au laxisme horaire qui peut agacer les plus ponctuels des collaborateurs, mais qui peut aussi donner un bien mauvais exemple ! Le manager « donne le ton » et il est bien souvent imité par ses subordonnés…

7. Reprendre Intégralement le travail confié

Lorsque l’on délègue une tâche, il faut accepter qu’elle ne soit pas faite exactement de notre façon. Il n’existe pas une seule façon d’obtenir un bon résultat : en demandant à l’assistante de gérer les commandes, on a accepté qu’elle s’en occupe, elle. Si l’on repasse derrière pour tout reprendre de A à Z, il y a fort à parier qu’elle se découragera et ne prendra plus d’initiatives, attendant que l’on fasse.

Ne pas déléguer, c’est à la fois se priver de l’expertise de ses collaborateurs et aussi les empêcher de progresser… tout en faisant exploser sa propre charge de travail. Le secret est dans le lâchez prise et dans le fait de faire confiance à son équipe (après tout, c’est nous qui les avons choisis, non ?).

8. Négliger la formation

Les formations sont indispensables pour entretenir à la fois l’expertise et la cohésion de l’équipe. Se maintenir à niveau, apprendre de nouvelles techniques, acquérir de nouvelles compétences permettent à nos employés de se sentir pleinement investi dans un poste, de se donner des objectifs, de progresser. Ne pas proposer de formations à son équipe témoigne du peu d’investissement que l’on mise sur elle…

9. Ne pas répartir les rôles clairement

Distribuer ses instructions entre deux portes finit par créer un flou préjudiciable à la bonne tenue du poste de chacun. Pour éviter les doublons ou les querelles en légitimité, il convient d’attribuer soigneusement les rôles à chacun.

10. Faire fi des problèmes personnels

« On laisse ses problèmes à la porte du cabinet » entend-on bien souvent. Effectivement valable pour le courant et pour éviter aux râleurs la tentation de saper le moral de l’équipe… mais si le comportement d’un bon élément change du jour au lendemain, la cause est peut-être à chercher à l’extérieur du cabinet. Sans « se mêler » de la vie personnelle de ses employés, faire l’autruche face au malaise de son employé ne donne pas une image positive et rassurante du manager. S’informer discrètement des causes de son comportement, en parler avec lui pour se montrer solidaire assure une reconnaissance solide de la part du salarié.

11. Fuir la confrontation

Raser les murs en cas de confit au sein du cabinet est le meilleur moyen pour perdre toute autorité. « Je déteste les conflits, concède Céline, jeune praticien, quand j’ai voulu embaucher Coralie pour nous épauler Jessica et moi, j’ai bien senti que sa spontanéité et son énergie allaient contraster avec le calme et la pondération de mon assistante. Je me suis dit que cela allait nous donner un nouvel élan. Très rapidement Jessica s’est sentie en danger, Coralie prenait beaucoup de place et la dispute a éclaté à propos d’une broutille. J’ai bien entendu les éclats de voix, mais je suis restée devant mon ordinateur, bien embêtée, je n’ai pas réagi et depuis, je sens bien que mes deux assistantes ne me portent plus le même respect. »

Organiser une réunion, rester ouvert à la discussion, mais tout en sachant trancher sont des attitudes indispensables de la part d’un manager. Attention au manque de courage.

12. Se défausser sur les autres

C’est un excellent moyen pour perdre toute crédibilité ! En rejetant ses erreurs de management sur les autres (le prothésiste, le correspondant, l’assistante, les patients…) pour sauver la face, le seul bénéfice à récolter, c’est le mépris de tous. Une seule issue : assumer ses erreurs de management.

13. Faire passer des vessies pour des lanternes

Il est inutile et dangereux de faire passer une nouvelle difficile pour une bonne nouvelle : le cabinet est transféré à l’extérieur du centre-ville, les journées d’ouverture vont changer… Tout changement important va induire son lot de points positifs et de points négatifs, inutile donc de « survendre » la nouvelle : « C’est merveilleux ! Avant vous travailliez le mercredi maintenant vous pourrez profiter de cette nouvelle journée de repos, en échange d’un petit samedi sur deux et en quittant le cabinet un peu plus tard tous les jours. »

La « bonne » attitude est d’expliquer les raisons d’un choix… et de les assumer. : « J’ai besoin de changer mon emploi du temps au cabinet. Ce changement aura des répercussions sur notre organisation, voici ce qui va changer, ce qui est négociable et ce qui ne l’est pas. » Charge au manager d’écouter les inévitables craintes et d’y répondre, même si la décision nous appartient pleinement. L’astuce : être clair, assumer et ne pas tergiverser.

14. Organiser des réunions… parfois

Dans les petites structures où l’on passe toute la journée côte à côte, on imagine souvent que les réunions d’équipe ne sont pas nécessaires. Et pourtant. Au sein du cabinet, même si l’équipe se réduit à un praticien et son assistante, ne pas établir de rites ni de rythme, c’est laisser son employé livré à lui-même, en roue libre. La solution : fixer des points réguliers. Ces rendez-vous constitueront la pierre angulaire de la relation entre le manager et l’équipe.

15. Avoir un chouchou…

Au sein du cabinet, privilégier une personne au détriment d’une autre crée immanquablement des ressentiments et divise. N’oublions pas que nous avons besoin de tous les postes, porter aux nues une personne (même si l’on a tous nos affinités !) risque de déséquilibrer les relations de l’ensemble de l’équipe. Un bien mauvais cadeau à se faire.

Le mot de la fin

Et si l’on commet l’une (ou plusieurs) de ces erreurs de management listées ci-dessus ? Pas de souci, ça arrive à tout le monde… La seule faute définitive serait de ne pas en tirer enseignement pour rectifier le tir !

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