C’est pourquoi, de plus en plus de formations sont proposées aux praticiens et à leurs équipes. « Pour moi la formation c’est un outil qui va concilier la qualité des traitements, la motivation des personnes et la rentabilité du cabinet », résume le Dr Edmond Binhas, fondateur de la Binhas Global Dental School (BGDS), spécialisée dans la gestion des cabinets dentaires et d’orthodontie. Mais les avantages qui découlent d’une formation ne sont pas toujours faciles à mesurer en termes de retour sur investissement, surtout dans l’immédiat. Alors, comment être sûr que ma démarche va avoir un impact réel et mélioratif sur mon cabinet ? De quel ordre sera-t-il et comment l’évaluer ?

Avant de vous lancer dans une formation, posez-vous les bonnes questions. Pourquoi la suivre ? À quel besoin(s) répondra-t-elle ? « Quelle que soit sa nature, clinique ou non, une formation qui n’est pas au service du développement du cabinet ou du développement des individus, n’est pas une formation. Beaucoup de gens suivent des formations pour se faire plaisir sans penser au long terme. Ils se font des amis, changent d’air, prennent du bon temps mais au bout du compte rien ne change », met en garde Edmond Binhas. Il faut toutefois malheureusement « au moins trois ou quatre ans pour se rendre compte qu’une formation n’a pas été un outil au service du cabinet mais plutôt un outil d’autosatisfaction  ».

Première chose et pas des moindres : pour améliorer le rendement de vos formations, pour que ce que vous avez appris porte ses fruits, les actions de développement des compétences doivent absolument être en phase avec les différentes étapes prévues dans la stratégie à long terme du cabinet.

« La formation peut-être un formidable outil stratégique...

de développement. Mais elle doit pour cela s’inscrire dans un plan global, pourquoi pas pluriannuel, en fonction des objectifs du cabinet », déclare le fondateur de BGDS. « Les orthodontistes doivent intégrer la formation dans la pratique routinière pour eux-mêmes et les équipes. Le minimum, en dehors des congrès traditionnels, peut aller de cinq à sept jours par an. Je l’inclus même dans le calcul de ma production horaire, encourage-t-il. Si je veux me former aux aligneurs, cela prendra des années, si je veux mettre en place un modèle de management spécial dans mon cabinet également… » Et de rappeler cependant que « si le praticien lui-même peut se former le week-end ou le soir, il ne peut pas en demander de même aux équipes. Il faut l’inclure dans le temps de travail des salariés ».

Mettre en application, le plus vite possible

Pour évaluer l’efficacité des acquis de formation, il faut bien évidemment mettre en application ce qu’on a appris le plus rapidement possible en situation réelle au cabinet. Pour pouvoir mesurer si les performances ou compétences ont bien été améliorées, il s’agit là encore d’avoir défini des objectifs en amont. « La formation sans application pratico-pratique au quotidien, c’est une élucubration intellectuelle, poursuit l’expert. Certains praticiens se contentent par exemple de suivre des formations cliniques pour se renseigner sur ce qui se fait actuellement mais n’appliqueront jamais rien. » Aussi, à moins que la mise en application de votre formation ne nécessite l’achat de matériel que vous ne pouvez pas acquérir tout de suite (mais là encore, mieux vaut essayer de coordonner sa formation avec l’achat de l’équipement adéquat), appliquez vos nouvelles connaissances dès le lendemain au cabinet. « Certaines formations qui concernent des évolutions de techniques existantes peuvent être très rapides à appliquer au cabinet car le système organisationnel déjà en place. Auquel cas, une formation en une fois peut suffire mais si on veut vraiment intégrer de nouveaux concepts, cliniques ou non, dans l’activité quotidienne, il a été démontré que cela ne fonctionne pas sans des contrôles de l’application par le formateur », détaille Edmond Binhas.

Ce dernier recommande donc des cycles de formation espacés afin de tester ce qu’on a appris au cabinet, puis d’apprendre encore et de tester à nouveau, « jusqu’à ce que, par mises en pratique successives, on arrive à la maîtrise du domaine ». Ainsi, la différence entre les formations de quelques jours et celles où les évaluations sont régulières est significative. « Nous sommes convaincus que sans un cycle avec une évaluation régulière, c’est très difficile d’obtenir un très bon résultat. Une application pratique et rentable au quotidien devrait être la conséquence de toute formation suivie. C’est la différence, fondamentale, entre la formation et l’information. L’information c’est « J’assiste à une formation » mais aucun contrôle de la mise en pratique n’a lieu derrière. La formation, elle, doit être suivie d’une mise en application contrôlée des concepts enseignés », conclut le Dr Binhas.

Un employé formé est un employé fidèle

Aujourd’hui, de nombreux cabinets souffrent d’un important turnover des équipes. Pour Rodolphe Cochet, chargé de cours en management et gestion du cabinet dentaire à l’UFR d’Odontologie de Paris VII et de Reims et fondateur de Dental RC, « l’un des motifs de rotation élevée du personnel est justement le défaut d’accompagnement managérial et pédagogique ». N’hésitez pas à offrir à vos salariés l’opportunité de se former avec vous pour les stimuler, accroître leur confiance en eux et leur sentiment d’appartenance à votre entreprise. Un salarié qui se sent valorisé vous le rendra. C’est pourquoi, dans le dentaire, la formation est un réel outil de management pour les praticiens. « Les praticiens libéraux doivent comprendre que l’exercice du management est indissociable de la mise en œuvre d’un parcours d’accompagnement pédagogique individualisé pour chacun des membres de l’équipe », insiste le consultant.

Edmond Binhas acquiesce : « Plus les assistantes sont formées, plus elles ont de responsabilités, plus elles ont tendance à rester dans le cabinet. Aujourd’hui, la meilleure façon de fidéliser une personne dans un cabinet, c’est de lui donner un haut niveau de formation dans tous les domaines, cliniques et non cliniques. » En outre, les formations réalisées en commun permettent de souder les équipes, de créer des liens et des moments conviviaux hors du cabinet, de se découvrir dans un contexte différent et nouveau et surtout de faire sentir aux salariés qu’on les implique dans le projet de développement du cabinet.

Malheureusement, les lignes mettent du temps à bouger. « Dans la tête de la plupart des orthodontistes, il y a encore peu de temps, formation signifiait « formation clinique en ortho » », constate Edmond Binhas. « Sur le plan clinique, aujourd’hui, même si les assistantes en ortho sont globalement mieux formées que les assistantes en omni, on considère que le niveau de formation des équipes n’est pas encore suffisant pour répondre à toutes les questions que pourrait poser le patient. Mais avec l’évolution de la profession et le rôle que prennent les assistantes et les secrétaires, la formation de l’ensemble de l’équipe est en train de devenir une partie intégrante de la routine du cabinet. L’idée, c’est que demain, toutes les informations, à part les questions du patient sur le traitement lui-même, puissent être déléguées à un salarié. Il faudrait également former toutes les personnes concernées par le flux numérique ensemble, le praticien, le prothésiste, l’assistante et éventuellement la secrétaire médicale. »

Un patient satisfait est un patient fidèle

« Plus j’élève le niveau général de culture orthodontique de l’ensemble de l’équipe, plus elle sera à même de répondre aux questions des patients et plus je pourrais déléguer, notamment ce qui concerne l’éducation thérapeutique », poursuit Edmond Binhas, rappelant que « c’est un élément clé pour gagner du temps ». « La formation doit arriver à un accroissement du niveau de qualité du traitement. Nous sommes au service des patients. Plus je suis formé, mieux je soigne les gens et plus je vais vite. C’est ce qui fait l’utra-compétence. Si une formation a bien fonctionné, cela peut se traduire par des patients plus satisfaits », résume le spécialiste. Pour évaluer le degré de satisfaction, vous pouvez leur demander de répondre à des questionnaires.

Et qui dit plus grande satisfaction des patients et gain de temps dit augmentation des résultats du cabinet. « À partir du moment où on a appris les notions suffisantes pour mener un projet et développer son activité, le succès est le premier retour. Après, financièrement, ça en découle », explique Guillaume De Ribas, orthodontiste exclusif et consultant formateur en développement de projet. Travailler mieux permet de gagner plus. À l’inverse, un manque de compétences peut coûter très cher. «  Cela peut aller jusqu’à nuire à la qualité médicale des soins, alerte-t-il. Prenez une organisation bien ficelée dans un cabinet, avec du personnel, des plateaux techniques parfaits, des process à l’idéal… Une personne ayant fait l’impasse sur une formation en management qui se retrouve plantée par un élément essentiel dans la chaîne et ne sait pas diriger une équipe pourra tenter de soigner quand même. »  À ses risques et périls…

L’importance de la certification Qualiopi

Cette dernière vise à attester de la « qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences » et à permettre « une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers », est-il expliqué sur le site du ministère du Travail. Elle est obligatoire pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences souhaitant accéder aux fonds publics et mutualisés. « Aujourd’hui, après des années d’errance dans le domaine de la formation où il y avait toutes sortes d’organismes, la certification Qualiopi garantit un certain niveau de professionnalisme, explique Edmond Binhas. Il est certes possible d’être un bon formateur sans l’avoir mais elle est la garante d’une méthodologie de la construction des formations jusqu’à la réalisation et l’évaluation adaptée à la demande du stagiaire. C’est un peu compliqué à obtenir sur le plan administratif mais cela prouve que l’organisme formateur a une démarche pédagogique. » Elle est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) sur la base du référentiel national qualité. Ce dernier prend en compte sept critères, allant des conditions d’informations du public sur les prestations proposées aux recueils et prises en compte des appréciations et des « réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées », en passant par la qualification et le développement des connaissances et compétences des formateurs.

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