Rares sont ceux, parmi vous, qui portent le travail administratif dans leur cœur. Certains ont même le syndrome de la « phobie administrative » Rassurez-vous, vous n’êtes pas les seuls, loin de là. Lorsque vous l’évoquez, en général, c’est de façon négative. Au mot « administratif/ve », vous associez souvent les termes « lourdeur », « corvée », « charge», « contrainte ». Vous lui prêtez parfois le synonyme dépréciatif « paperasse ». Cette terminologie est lourde de sens. Elle illustre bien la vision d’une grande partie de la profession sur cette question.

La « besogne » administrative désigne cet ensemble de « tâches à faible valeur ajoutée», dont les contours sont flous, qui cannibalisent vos journées, vous empêchent de vous consacrer à votre cœur de métier. « L’administratif », c’est aussi, parfois, la caisse de résonance d’une insatisfaction diffuse. Sortons de cette sinistrose. Réhabilitons ces tâches essentielles. Et faisons en sorte d’alléger la charge qu’elles peuvent représenter.

Une partie intégrante du job

« Le préalable, pour faire face à la charge administrative, c’est de considérer que celle-ci fait partie intégrante du rôle de tout chef d’entreprise. Ce n’est pas une malédiction », affirme J.B, consultant spécialisé dans les cabinets libéraux et dentaires, fondateur de la société Optimum Ratio. S’il est probable que vous n’ayez pas opté pour la dentisterie par amour de l’administratif — d’ailleurs vous n’y êtes pas formé(e) —, vous conviendrez que cet aspect est incontournable dans le cadre d’un exercice libéral.

« Si vous ne voulez pas subir l’administratif, vous pouvez opter pour le salarial », tance J.B. De manière générale, « l’administratif, c’est le back-office qui fait tourner une entreprise », explique Nathalie Le Fouest, Office Manager indépendante (Assisteam). Pour le Dr A.C, orthodontiste, pas question de le délaisser : « Je ne veux pas seulement savoir gérer une bouche, je veux connaître toutes les facettes de ma profession. Pour moi, c’est une partie intégrante du métier. Je dirais même que ce n’est pas la partie la moins sympathique. En tout cas, moi j’aime bien. »

Une fois que l’on...

a dit que cela faisait partie du job, quelles implications ? Cela implique qu’il est nécessaire de consacrer du temps à cette activité, régulièrement. Le Dr A.C confesse « aimer faire ça le soir ou le matin, de préférence chez moi, à mon bureau ou sur mon canapé. » Mais pour le consultant, pour éviter que la gestion administrative soit mal vécue, mieux vaut s’y atteler « dans les horaires qui incombent au travail. Ce n’est pas un extra ! Imaginez un chef d’entreprise qui dirait :  » la gestion, je la fais en nocturne « , ce serait invivable ». Il conseille de bloquer une demi-journée, ou une journée « off patients », par semaine, par exemple. La gestion administrative n’est pas du temps perdu.

Qui dit négligences, dit conséquences

Pour vous inciter à considérer la chose administrative autrement, il n’y a rien de plus efficace que de rappeler l’enjeu : assurer la pérennité du cabinet. « Mettre en place une bonne gestion administrative, c’est une valeur ajoutée pour une entreprise, car c’est assurer ses fondations, assure Nathalie Le Fouest. Si elles sont bien mises en place dès le départ, l’entreprise va durer. En outre, une entreprise bien organisée, c’est moins de stress pour le gérant. Mais c’est souvent difficile à faire comprendre, parce que ce n’est pas matérialisable, quantifiable », poursuit la professionnelle du conseil et de l’accompagnement en gestion administrative.

D’où l’intérêt, aussi, de contrôler son activité, notamment sur le plan comptable, pour Jacques Braun. Mais encore faut-il le faire à la bonne fréquence. Trop élevée ? « C’est anxiogène », juge-t-il. Constante ? C’est idéal. « Cela permet de voir où on en est, de corriger tel aspect si besoin. Quand on a de la visibilité, on est plus serein. » « Moi je préfère anticiper, être réactive. Avoir une comptabilité bien tenue me permet de toujours savoir où j’en suis dans le ratio dépenses/recettes », confirme le Dr A.C, très organisée. La fréquence du contrôle est trop faible ? « C’est générateur de stress car il faut souvent gérer les problèmes dans l’urgence », pour J.B. Être négligent est risqué. « Si vous ne faites pas les déclarations mensuelles pour vos salariés, ne payez pas vos cotisations personnelles, etc., les conséquences peuvent être très lourdes », avertit Maître Vincent Guillaume, avocat en droit des affaires, qui compte de nombreux chirurgiens-dentistes parmi ses clients.

Dans le meilleur des cas, vous paierez des pénalités. Mais si vous êtes très négligent, ça peut aller plus loin : la faillite, ou encore la radiation, parce que « la négligence, au bout d’un moment, ça devient de la fraude », analyse l’avocat. Nathalie Le Fouest rappelle, quant à elle, que « 80 % des entreprises qui coulent, c’est dû à un problème de gestion, d’organisation ».

Pour Vincent Guillaume, autant prendre tout de suite le taureau par les cornes, sinon, on peut vite tomber dans une spirale infernale : « On le voit chez les clients : psychologiquement, il y a un seuil au-delà duquel, quand on n’arrive plus à gérer à taille humaine certains problèmes, on finit par abandonner totalement. On tombe, presque intentionnellement, dans une dérive totale. Alors qu’au départ, il y avait une simple négligence. » Ne tentez pas le diable : dédiez du temps à la gestion administrative. Et pour que cette charge ne devienne pas une surcharge, entourez-vous des bonnes personnes et équipez-vous des bons outils.

Les assistant(e)s, ces appuis essentiels

On ne va pas se mentir : la gestion administrative du cabinet est chronophage. Donc, si l’on réfléchit en termes d’optimisation, il peut être intéressant de déléguer ces tâches dites « improductives » (bien qu’ayant du sens), à un personnel compétent, pour vous consacrer au clinique, qui vous rémunère. L’idéal est d’avoir deux assistant(e)s : l’une  entièrement dédiée au fauteuil, l’autre aux questions administratives.

Ainsi, vous formerez une équipe avec des expertises complémentaires. Ne pensez pas « coût », car l’équipe sera productive et créera donc de la valeur ajoutée. Une fois la délégation acquise, à vous de déterminer les missions que vous souhaitez confier. Ainsi, si souvent les praticiens délèguent la commande, ce n’est pas le cas du Dr Cavaré : « J’aime bien faire du shopping, plaisante-t-elle, avant de poursuivre, plus sérieuse. C’est important de suivre la gestion du stock, de connaître le  coût du matériel que j’utilise, pour pouvoir ajuster en fonction. » En revanche, elle n’hésite pas, par exemple, à déléguer le suivi quotidien des factures en tiers-payant. Elle vérifie ensuite en effectuant un second contrôle, en fin de mois.

Le secret, c’est de trouver la juste mesure entre le sous-emploi de la délégation – souvent signe d’un manque de confiance envers votre binôme -, et le fait de se décharger complètement. Déléguer, ce n’est pas délaisser. « N’oubliez pas que chaque décision qui est prise reste de la responsabilité du gérant », rappelle Nathalie Le Fouest. « La délégation n’abroge pas le contrôle », formule Jacques Braun, qui livre deux conseils : donner des « instructions claires » aux assistant(e)s et leur « laisser le temps » de remplir les missions.

L’expert-comptable peut aussi vous décharger

Pour alléger la charge administrative, il est crucial que vous vous entouriez « de toutes les personnes qui savent épauler la structure d’un point de vue financier », avise Jacques Braun. « Le meilleur conseil que je donne à mes clients pour éviter les négligences, c’est de s’entourer d’un expert-comptable compétent ! », affirme Me Guillaume. Confier ce volet à votre comptable, c’est gagner en temps, en argent, et en tranquillité d’esprit.

Ce professionnel du chiffre n’est pas là uniquement pour attester de la cohérence de votre chiffre d’affaires, il peut aussi sérieusement vous décharger sur le plan administratif . À condition, bien sûr, que vous lui ayez, en amont, clairement exprimé vos besoins. « J’ai un expert-comptable, avec un service RH, qui gère par exemple bien mieux que moi la partie paie, explique le Dr Anaïs Cavaré. Les déclarations, les bulletins de paie, le règlement des cotisations obligatoires et autres, par exemple, ce n’est pas de mon ressort, c’est vraiment trop compliqué. Il gère entre autres également les relations avec les impôts. » « Pour moi, résume Me Guillaume, le praticien doit donc s’occuper a minima de tout cela et se simplifier la vie en s’entourant d’une personne en interne dédiée à l’administratif, et aussi d’un cabinet comptable spécialisé avec du personnel compétent. Gérée de cette manière, la charge administrative n’en est plus une. »

Le numérique, un potentiel à exploiter

Il suffit d’une panne pour réaliser à quel point les outils numériques sont précieux, notamment sur le plan administratif. Parmi ceux-ci : le logiciel dentaire. Support pour la rédaction des devis, la facturation, la télétransmission, les encaissements, la gestion des rendez-vous… C’est un élément clé de la gestion du cabinet. Il permet un gain de temps, de confort pour le praticien ou l’équipe dentaire. Aujourd’hui, il semble difficile de faire sans. « Ils sont très avancés, très au point », juge Jacques Braun. Le consultant conseille aussi d’adopter un logiciel de code-à-barre, pour avoir « en temps réel un statut du stock ».

De manière générale, la numérisation concourt à la bonne gestion du cabinet, mais « à condition que tous les process soient numérisés », avertit Jacques Braun. C’est le cas dans le cabinet du Dr Cavaré, qu’elle a acheté avec son mari, en 2018. Pour elle, hors de question de laisser traîner des livres de comptes, de courir à droite  à gauche pour récupérer des chèques, comme elle a pu l’observer. En digne représentante de la génération Y, elle a un usage réfléchi des nouvelles technologies. Les dossiers patients ? « Tout est directement en informatique, enregistré sur serveurs protégés, cryptés, externalisés. » Les commandes ? « En deux minutes, via mon smartphone. C’est comme acheter sur Amazon ! » Les factures ?

« Je les mets directement sur le cloud, que je partage avec mon expert-comptable. Elles sont enregistrées par dossier. » Les relations avec les confrères, les correspondants ? « Par mail. » Les règlements ? « Quasiment tout est fait par virement, via une application toute bête sur mon smartphone. C’est enfantin ! »

Ce n’est pas monstrueux

Des hommes, des outils, une bonne organisation (méthodologie, régularité, constance), ce sont les secrets d’une bonne gestion administrative. « Il faut travailler avec méthode. L’administratif est en réalité un diagnostic économique régulier afin de s’assurer de la bonne santé du cabinet », fait remarquer Jacques Braun.

Pour Anaïs Cavaré, « l’administratif, c’est toujours un peu effrayant, au départ. Forcément, c’est l’inconnu. Mais après, une fois qu’on se renseigne un peu, ce n’est pas monstrueux. C’est plus une appréhension qu’une réelle difficulté. Enfin pour l’instant, je trouve. Chacun le vit différemment. Il est vrai que je n’ai peut-être pas autant à gérer qu’un cabinet où il y a 2 000 patients actifs ! Mais je pense que si on est bien organisé dans sa tête et dans ses papiers, c’est facile. Il ne faut juste pas se laisser déborder ». Pas de quoi, donc, développer une « phobie administrative ».


Convention dentaire : vers une inflation de la charge administrative ?

« Avec la nouvelle convention applicable au 1er avril 2019, ça va être l’horreur, assure Nathalie Berlemont, assistante dentaire, formatrice à la CNQAOS. C’est une usine à gaz : à partir de janvier 2020, il va falloir faire systématiquement deux devis. Un avec votre proposition de plan de traitement, un avec le reste à charge zéro. » Il est évident que les trois paniers de soins prothétiques ont pour conséquence de démultiplier les codes. Pour nombre d’entre vous, cela signifie davantage de temps consacré à la charge administrative, et donc moins de temps au fauteuil.

Mais sur ce sujet, Jacques Braun, consultant spécialisé dans les cabinets libéraux et dentaires, se veut volontairement provocateur : « Il n’est écrit nulle part que le dentiste, ses assistantes ou son secrétariat doivent arranger les devis en fonction des remboursements de la Sécurité sociale et des mutuelles. Ce n’est pas leur problème de savoir ce que le patient va se faire rembourser, juge-t-il. La nouvelle convention augmente la charge administrative, mais seulement pour ceux d’entre vous qui souhaitent consacrer du temps à la  comparaison des différentes options de devis — et encore, la convention n’oblige pas à rédiger des devis dans tous les sens, dans tous les cas ! Il y a beaucoup de fantasmes à ce sujet. En revanche, ceux qui ne veulent pas mettre en avant le remboursement de leurs soins auront beaucoup moins de travail. La surcharge administrative n’est pas une fatalité », ose Jacques Braun.

La phobie « administrative », maladie imaginaire ?

Vous souvenez-vous de l’ancien secrétaire d’État au commerce extérieur, Thomas Thévenoud ? Certes, son passage au gouvernement en 2014 a été bref : 9 jours. Sa saillie pour expliquer les démêlés fiscaux qui l’ont contraint à la démission, elle, est passée à la postérité. Il avait évoqué sa « phobie administrative », pour se justifier de ne pas avoir déclaré ses revenus en 2012 et d’avoir, de 2009 à 2013, rempli sa déclaration en retard, malgré les relances et mises en demeure de l’administration fiscale.

Cette expression « phobie administrative » a été contestée par des spécialistes. Si ceux-ci ne nient pas que certaines personnes peuvent être très anxieuses vis-à-vis de l’Administration, ils rappellent que la « phobie administrative » ne figure pas dans la littérature psychiatrique. Nombre d’entre eux ont estimé qu’il y avait un souci avec cette ligne de défense, consistant à psychiatriser ses errements. Inutile, donc, de penser à adopter cette « phobie administrative ». Thomas Thévenoud — condamné depuis à un an de prison avec sursis et trois ans d’inéligibilité —, a d’ailleurs reconnu lors de son procès que « ce mot [« phobie administrative] était idiot », que « c’était s’abriter derrière une sorte de maladie ». Il a néanmoins déposé l’expression comme une marque auprès de l’Institut national de la propriété industrielle (Inpi)… en septembre 2014. Comme quoi, quand on veut s’occuper de la paperasse…


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