Tout au long de vos études, vous avez parlé pendant des semestres entiers d’anatomie bucco-faciale, de traitement des gingivites ou des caries mais jamais de la gestion d’un cabinet dentaire. Il faut l’avouer, vous vous définissez avant tout comme un professionnel de santé et êtes souvent un peu réfractaire aux chiffres. Pourtant, sans suivi de votre activité, de vos entrées et sorties financières, vous naviguez à vue ! Quelques tableaux de bord bien choisis vous permettraient de connaître l’évolution de votre activité et d’être plus perspicace, performant et serein dans vos décisions.

1 – Comprendre ce qu’est un tableau de bord

Le tableau de bord de votre voiture vous donne des indications sur votre conduite : votre vitesse,...

votre niveau d’essence et vous alerte en cas de défaillance des freins ou d’un manque d’huile. Un tableau de bord lié à votre activité professionnelle fonctionne sur le même principe : c’est un instrument d’aide à la décision pour piloter votre entreprise. « Le tableau de bord permet d’avoir des informations en temps réel, de suivre l’activité de votre entreprise et de faire des ajustements si besoin », confirme Aurélie Boisfard, experte comptable chez Orcom à Lieusaint (77).

2 – Déterminer les indicateurs à surveiller

Que voulez-vous contrôler ? C’est la première question à se poser. Vous souhaitez analyser le type d’actes que vous pratiquez : soins, prothèses, implants avec l’idée de vous spécialiser ? Vous avez besoin de suivre le nombre de patients pour ne pas dépasser un certain nombre de nouveaux patients par an ? Vous avez investi dans du nouveau matériel, rénové vos locaux et vous avez surtout besoin d’avoir un tableau de bord financier, avec un état régulier de vos entrées et sorties ? « Attention à ne pas multiplier le nombre d’indicateurs, met en garde Aurélie Boisfard. Déterminez vos priorités, ne vous dispersez pas, sans quoi vous serez vite découragés ! »

3 – Choisir ses outils

Les logiciels de gestion de cabinet (Visiodent, Julie, Logos…) peuvent générer quantité de tableaux de bord. En pratique, vous utilisez surtout les fonctionnalités liées aux rendez-vous, à la facturation, à la patientèle. Ils permettent également de faire la comptabilité, mais pour cela, il faut que vous entriez les charges au jour le jour. Une autre solution consiste à créer des tableaux de bord personnalisés à l’aide d’un tableur Excel — si vous avez le goût des formules. La troisième possibilité est de demander à votre cabinet d’expertise de créer des tableaux de bord financiers. « Que le dentiste ou même son assistante passe une journée par semaine à saisir des chiffres peut être contre-productif, fait remarquer Djamel Louergli, expert-comptable à Versailles. C’est plus rentable de faire appel à nos services. »

4 – S’organiser et donner du temps

Si vous avez décidé de tenir un tableau de bord en interne, que ce soit sur Excel ou sur le logiciel de gestion du cabinet, mettez en place l’organisation qui va avec. Cela ne s’improvise pas et demande un temps de rodage au démarrage. Première étape, il vous faudra bien maîtriser l’outil, prendre le temps de créer le tableau. Ensuite, déterminez la procédure de collecte des données. Il est préférable que ce soit votre assistante ou votre secrétaire d’accueil qui saisisse les chiffres ; pensez alors à lui dégager du temps pour cela. Si vous mandatez votre expert-comptable pour un suivi régulier de votre comptabilité, organisez avec votre secrétariat des procédures pour transmettre les factures.

5 – Se familiariser avec la comptabilité

Nous avons vu que l’on peut suivre de nombreux indicateurs pour améliorer les performances d’une entreprise sur les actes réalisés, la patientèle, les factures non acquittées, le stock de fournitures… Mais les tableaux de bord budgétaires occupent une place particulière pour évaluer la rentabilité de son cabinet. Le fait de pouvoir avoir tous les trois ou quatre mois des soldes intermédiaires de gestion (voir encadré) vous permettra de savoir si vous tenez votre cap. Votre chiffre d’affaires prévisionnel est-il réalisé ? Qu’en est-il de vos charges, de votre résultat ? Si certains montants vous surprennent, vous pourrez envisager certaines mesures et éventuellement prendre conseil auprès de votre cabinet d’expertise. Votre résultat est à la baisse ? Vous essaierez de comprendre pourquoi. Peut-être cela tient aux types de soins que vous avez pratiqué ou bien à vos factures de fournitures. Votre résultat est à la hausse ? Alors vous envisagerez des investissements ou… des vacances d’été un peu plus longues (ou vers une destination plus exotique). Vous verrez… À force de vous frotter à la comptabilité, elle deviendra plus familière, et les tableaux de bord constitueront les piliers de vos objectifs stratégiques ! Ils deviendront même essentiels si vous venez de vous installer, si vous venez d’acheter du gros matériel ou d’agrandir vos locaux.

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