S’organiser : le maître mot

Pour être performant, pas question d’être à court de ciments, de colles, de manquer de gants ou de recevoir avec retard sa commande mensuelle. Le chirurgien-dentiste, tel un chef d’orchestre, va devoir veiller à disposer de tous les produits consommables dont il a besoin pour assurer ses prestations.

Cela peut sembler le b.a.-ba mais il est nécessaire de mettre en place une organisation rigoureuse : avoir un répertoire avec tous les contacts, pré-enregistrer les numéros sur le téléphone, classer les bons de commandes, les bons de livraisons, les factures, prévoir un calendrier prévisionnel selon les commandes. Il sera plus aisé de mettre en place une organisation rigoureuse si l’on est épaulé par une assistante.  Mais, dans le cas d’un exercice solitaire, il ne faudrait pas négliger cet aspect des choses, il est utile de réserver un temps dédié, sans quoi on peut très vite avoir l’impression d’être débordé.

Bien sélectionner vos fournisseurs

Les offres promotionnelles, les catalogues, les démarchages sur les salons sont autant d’occasions pour être tenté par un...

nouveau produit ou un lot attractif. Si avoir un fournisseur principal peut se révéler confortable, s’adresser à des fournisseurs dits secondaires est particulièrement intéressant, notamment quand l’on recherche de nouvelles références ou des produits particuliers comme du papier à articuler, prédécoupé, qui s’applique sans pince ou des produits  jetables sur-mesure. Les congrès ou autres événements professionnels sont l’occasion de se renseigner et d’échanger. Les articles de presse professionnelle ou l’avis de confrères permettent également de choisir le fournisseur qui vous satisfera le plus !

Négocier les prix

La régularité et le volume des commandes sont des éléments qui vous permettront de faire baisser les prix. L’engagement par contrat sur certains produits ou sur un montant est un autre moyen d’accéder à des tarifs intéressants. Par ailleurs, certains syndicats ou groupements de professionnels proposent d’emblée à leurs adhérents des tarifs négociés.

Déterminer ses critères de choix

Les critères de choix classiques sont le prix et la qualité des produits. Mais la capacité du fournisseur à être réactif en cas de produit manquant est un facteur apprécié par les chirurgiens-dentistes. Pouvoir commander une colle pour couronnes à 17h et la réceptionner le lendemain est appréciable. Bien sûr, cela sera différent en ville et en milieu rural. La qualité du service après-vente en cas de produits défectueux entrera aussi en ligne de compte. Enfin, certains praticiens qui ont des préoccupations de santé publique, optent pour des matériaux durables, refusent les produits jetables et utilisent des composites sans Bisphénol A, décrit comme un perturbateur endocrinien.

Analyser ses capacités de stockage

Selon que votre cabinet dentaire se situe à Paris ou dans une petite ville de province, en raison du prix de l’immobilier, vous ne bénéficierez sans doute pas de la même surface de cabinet pour ranger vos consommables. Le rythme de commande dépendra de votre capacité de stockage et il ne faudra pas oublier, parallèlement, de tenir compte des dates de péremption du matériel pour éviter d’avoir sous peu des périmés à éliminer.

Apprivoiser le logiciel du cabinet dentaire

Vous êtes encore nombreux à passer vos commandes par téléphone. Vous avez listé vos produits sur un papier, votre interlocuteur doit ressaisir la commande, cela est source d’erreurs, vous perdez du temps et votre fournisseur aussi. A minima passez votre commande sur le site internet de votre prestataire. Les sites des fournisseurs permettent notamment d’accéder à l’historique des commandes et de créer des listes type. Mais si vous êtes décidé à passer à la vitesse supérieure, utilisez le logiciel de gestion de votre cabinet. La plupart des logiciels a des fonctionnalités très avancées en termes de commandes et gestion de stocks que peu de professionnels utilisent. C’est vraiment dommage.

Le chirurgien dentiste devrait s’imposer à lui-même et à son équipe les formations qui sont proposées. Ce n’est pas du temps perdu, à terme c’est du temps gagné. Ces logiciels permettent d’enregistrer les fournisseurs et présentent un catalogue avec des milliers de références. Le praticien créera son catalogue personnel de produits qu’il aura commandés. À réception, il renseignera les quantités livrées, les numéros de lot et les dates de péremption. Si un produit n’est pas référencé, il a la possibilité de le saisir manuellement. À chaque fois qu’il utilisera des consommables, il devra pointer les sorties de stock à l’aide d’une douchette pour codes-à-barres ce qui permettra d’éditer un inventaire à tout moment.

Vérifier les produits à la livraison

C’est une règle basique : à la réception de tout colis, il faut vérifier son contenu et l’état de la marchandise avant de signer le bon de livraison. Si le colis est endommagé, le renvoyer. Si le transporteur est pressé et rechigne à vous laisser déballer le colis, mentionner « le livreur a refusé que je vérifie le contenu ». Dans le cas où vous constatez a posteriori que des articles sont endommagés, le retour au fournisseur sera à votre charge.

Gérer les dates de péremption

On ne plaisante pas avec les dates de péremption. Si un produit périmé est retrouvé dans vos placards, vous risquez une amende. Vous surveillerez en particulier les produits dits sensibles dont les dates de péremption sont les plus courtes comme les produits anesthésiques ou bien les produits qui s’entassent les uns sur les autres dans les tiroirs comme les seringues de composite. Soit vous vous astreignez à des contrôles réguliers soit vous vous fiez aux alertes de votre logiciel de suivi de stock.

Soigner la relation

Vos fournisseurs sont des partenaires. Bien sûr, en définitive, vous décidez des produits à commander mais rien ne sert de se comporter en donneur d’ordre. Pour que vos échanges soient constructifs, soyez à l’écoute et cultivez l’esprit de dialogue. Quand les négociations sur les tarifs tournent court, ne vous obstinez pas à obtenir des prix toujours plus bas.

La relation de confiance que vous pourrez construire avec vos fournisseurs vous permettra de bénéficier de services appréciables : un dépannage pour  une commande imprévue en urgence, des délais de livraison plus rapides, un service après-vente de qualité et le suivi avec votre commercial préféré. Quand votre fournisseur fait en sorte que vous ayez toujours le matériel pour votre patient, il contribue à votre performance, vous êtes donc gagnant.

Opter parfois pour le changement

Pour autant, même après des années de compagnonnage, votre collaboration n’est pas gravée dans le marbre, avoir plusieurs fournisseurs potentiels c’est aussi une manière de ne pas s’installer dans la routine. Vous pouvez être séduit par un nouveau prestataire ou faire passer un fournisseur occasionnel en fournisseur principal. Vous pèserez le pour et le contre, vous prendrez le temps d’analyser les critères qui vous motivent (déception lors d’une négociation de prix, produits défaillants, problème relationnel), on ne change pas de prestataire à la légère.

Mais, surtout, gardez toujours de bons contacts avec votre ancien fournisseur. Expliquez-lui aussi les raisons de votre changement, qui sait, il vous fera peut-être la proposition du siècle qui vous fera revenir sur votre décision.  

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